Как решить типичные проблемы отдела кадров IT-компании с большим количеством удалёнщиков из разных регионов с помощью 1С?

Компания ООО “Трейд Эксперт” обратилась к нам с просьбой организовать работу с кадровым электронным документооборотом. Это относительно небольшая IT-компания, которая занимается сопровождением клиентов, обслуживанием IT-систем и внедрением продуктов от 1С. Большинство сотрудников – удалёнщики. В компании функционировала система 1С: Зарплата и управление персоналом и было необходимо адаптировать продукт 1С: Кабинет сотрудника в имеющуюся среду.

В компании имели место довольно стандартные проблемы. Сложности в организации работы с кадрами могут возникнуть, когда компания работает с удаленными сотрудниками, которые ещё и находятся в разных регионах.

Чтобы решить эти проблемы, компании могут использовать различные инструменты и стратегии, но кабинет сотрудника – самое простое решение. При этом нужно помнить, что пользователи не нарушат целостность данных в основной системе 1С. Ведь они работают через прослойку в виде приложения.

Специфика работы компании, которая усложняла реализацию проекта:

• IT-компания среднего размера, но с большим количество удаленных сотрудников. Количество работников около 100 человек
• Удалёнщики редко приезжают в основной офис, при этом ещё и сами удалёнщики из разных регионов
• Отсутствует как таковая конкретная локация, кадровикам сложно организовать документооборот
• Отпуск мог согласовать HR, но не согласовывал директор. Технически было сложно организовать взаимодействие

Возникающие проблемы:

Тут имеет место целый комплекс связанных проблем. Основная из ни – это трудоемкость ведения кадрового учета, несвоевременность получения документов, дороговизна отправки документов. Часто возникающие ошибки из-за человеческого фактора. Ручная работа может привести к недоплатам сотрудникам и прочим проблемам. Сложно работать с удалёнщиками.

Как мы решили проблему:

Проект выполнялся в несколько этапов. В большинстве случаев при выполнении похожих проектов мы придерживаемся аналогично методологии.

• Проводится обследование существующих систем и адаптируются имеющиеся ресурсы. Выполняется тщательный аудит кадровых процессов и консультации с ведущими специалистами-кадровиками для построения некоторой логики и формирования предложений
• Изучается состояние IT-инфраструктуры. В частности – изучаем в каком виде функционирует конфигурация 1С: Зарплата и управление персоналом. Выполняются необходимые доработки и настройки системы
• В систему интегрируется электронная подпись и проводится синхронизация с 1С: Зарплата и управление персоналом.
• Проводится обучение персонала и пользователей учат работать с новыми возможностями.
• Новых сотрудников уже принимают на работу по новой схеме. На этом этапе мы выполняем поддержку пользователя и анализируем функционирование установленной и настроенной системы.

Результаты реализации проекта:

• Система позволяет в реальном времени отслеживать все операции по кадрам, обеспечивая полную прозрачность процессов
• Высвободилось время у кадровиков

При этом отдел кадров получил возможность делать свою основную работу. Разрабатывать и реализовывать стратегии управления удаленными сотрудниками, которые помогут решить проблемы, связанные с удаленной работой, такие как сложности в коммуникации и координации, недостаток контроля и мотивации, безопасность данных и т.д. Создать и реализовать программы поддержки и мотивации для удаленных сотрудников, чтобы помочь им чувствовать себя частью команды и компании, и чтобы мотивировать их к эффективной работе. Мониторить и оценивать производительность удаленных сотрудников, чтобы обеспечить, что они эффективно работают и достигают своих целей.

Без интеграции системы 1С: Кабинет сотрудника это было бы невозможно сделать.

У нас есть отдельная страничка, посвященная программе 1С: Кабинет соторудника.