Как перенести данные из “Мой Склад” в 1С и считать себестоимость?

⌚ Время чтения: ~ 3 минуты

Краткое описание проекта: Компания “Русские деревья” долгое время использовала для автоматизации учёта программный продукт “Мой склад”. Это хорошая система, которая вполне подходит для решения относительно простых задач. Но поскольку питомник “Русских деревьев” развивался, а учитывать требовалось всё больше и больше новых данных, пришлось задуматься о переходе на новую систему автоматического учёта.

Поскольку за время работы появилась ещё и необходимость автоматизации бизнес-процессов и их жесткого закрепления в виде поэтапных схем в системе учёта, было принято решение внедрить программный продукт 1С: Управление нашей фирмой. Вот только ситуация сильно осложнялась тем, что в базе программы “Мой Склад” уже скопились данные за несколько лет, которые нельзя было терять. Кроме того, были и результаты обработки тех процессов, которые всё-таки удалось минимально автоматизировать на базе “Моего склада”.

Рассмотрим алгоритм наших действий и вникнем в процесс глубже. Мы расскажем, какие варианты решения предложила компания “ЕВ Групп” и какой вариант выбрал заказчик. Забегая вперёд…Проект был успешно реализован, а система сдана в эксплуатацию.

Подробное описание проекта

🔵 Описание компании заказчика

Питомник «Русские деревья» существует с 2005 года. Компания специализируется на выращивании, посадке и продаже посадочного материала: крупномерных деревьев, многолетних растений и кустарников. Компания предлагаем широкий ассортимент растений для озеленения приусадебного участка, дачи, создания ландшафтных композиций, альпинариев, а также благоустройства городских улиц, скверов, восстановления лесопарковых зон.

Основные направления деятельности:

• Выращивание крупномерных деревьев, саженцев, кустарников.
• Посадка и пересадка деревьев под ключ.
• Полный комплекс по озеленению и благоустройству частных участков и городских территорий.

🔵 Задачи и проблемы проекта

Долгое время учёт вёлся в системе “Мой склад” и Экселе

• Долгое время учёт вёлся в системе “Мой Склад”. На базе этой системы заказчик даже пытался организовывать автоматизацию бизнес-процессов и достиг некоторых успехов. То, что не получалось высчитывать в “Мой Склад” автоматизировали с помощью Экселя, а потом данные соединялись. Терять эти данные было нельзя и требовалось перенести их в новую систему учёта без стандартного механизма перенос.

Данные требовалось нормализовать и упорядочить

• Перемешивание данных из разных источников приводило к тому, что терялось какое-либо упорядочивание и всё путалось. Прежде, чем разместить всё это в 1С, нужно было навести порядок в информации. Делалось это в ручном режиме.

Процессы не подразумевали стандартизации

• Поскольку бизнес-процессы не были автоматизированы, то они не имели никакой стандартизации. Следовательно, нужно было сначала нормализовать порядок для всех процессов.

Не было стандартного механизма переноса данных

• Из-за отсутствия стандартного механизма переноса нужно было придумать вариант переноса без потери данных из системы “Мой Склад” в “1С: УНФ”. При этом желательно было максимально автоматизировать весь процесс.

Проблема расчёта себестоимости и реализации этого алгоритма в системе

• Одна из самых сложных задач – разработка механизма подсчёта себестоимости. Проблема тут не только в том, что такого механизма нет в стандартном варианте. Нужно ещё учесть и специфику работы компании заказчика. Чуть ниже мы расскажем о том, что реализовать нужный процесс пришлось с помощью фантомного документа. Продажа проводилась по стандартному механизму, это формировало массив данных для дальнейшего подсчёта, а потом действие отменялось. При этом результат работы программы сохранялся. Всё это делалось в фоновом режиме. Система работала чуть медленнее, чем это могло бы быть, но зато мы отказались от дорогостоящей переработки стандартного отчёта и смогли учитывать абсолютно все важные показатели. Учёт всех показателей тут крайне важен. Ведь мы имеем дело с товаром, стоимость которого меняется по мере “роста самого товара”. Дерево в питомнике растёт, требует ресурсов, занимает больше места и по определению не может стоить столько же, сколько оно стоило год или два назад. Кстати говоря, если вам интересно почитать про проблему расчёта себестоимости в 1С, то тут мы делились ещё одним успешным проектом с организацией рабочего места бригадира.

Задваивания информации в базе

• В базе можно было встретить такие позиции как “ель хвойная” или “хвойная ель”, или “Ель Хвойная”. Всё это разные позиции, а сущность единая. Такая ситуация значительно усложняла правильный подсчёт. Требовалось исключить задваивания и впредь не допускать добавления одинаковых товаров с разными названиями.

🔵 Способы решения

Поскольку стандартной методики перехода с “Мой Склад” на “1С” не существует, мы предложили заказчику выбрать один из возможных вариантов решения проблемы (нужно помнить, что при всём при этом следовало ещё и правильно высчитывать себестоимость продукции, а это само по себе довольно сложно и не поддерживается стандартной системой в том виде, как это нужно заказчику):

Хотите, чтобы мы реализовали для Вас такой же или похожий проект?
Вам нужна консультация?
Задайте свой вопрос или просто введите телефон и мы перезвоним!
Обратная связь

• Вариант без доработки. Подразумевал приемку в два этапа. Первый заключался в проведении растения через систему закупки в 1С:УНФ. Второй – проведение закупки позиций через подсистему производство. Такой вариант позволяет видеть себестоимость через отчёт стандартной себестоимости выпуска. Но, несмотря на то, что дорабатывать так бы ничего не потребовалось, это усложнило бы процесс приёмки товара. Кроме того, удвоило бы рабочее время сотрудника при приёмке и потребовало внесения дополнительных артикулов (система не позволяет производить продукцию саму из себя), что в свою очередь вносит дополнительную путаница и раздувает список номенклатурных позиций.
• Вариант с разработкой дополнительного отчёта. В среде 1С:УНФ собирались бы данные по фрагментам. Но отчёт был бы дорогостоящим и не все значимые данные так можно было бы легко вытащить для обработки. При создании нестандартного отчёта можно что-то упустить или ошибки могут появиться потом, если разработчики 1С что-то поменяют в типовом расчёте себестоимости.
• Создание фонового фантомного документа по продажам. Создавался документ продажи, при этом формировалась себестоимость, данные попадали в отчёт, потом документ продажи отменялся. В итоге отказались от такого варианта. Вот только отчёт так формируется дольше. Но на фоне прочих проблем это не так неприятно. Клиент выбрал именно этот вариант.

Пошаговый алгоритм действий

Нами была создана рабочая группа из аналитиков по 1С:УНФ и специалистов-разработчиков. Была разработана стратегия перехода, которая подразумевала:

• Сбор имеющейся информации и её систематизация
• Разработка архитектуры новой базы
• Выгрузка базы из системы “Мой Склад”, систематизация, нормализация и перенос в 1С
• Проработка печатных форм, отчётов и бизнес-процессов с заказчиком
• Непосредственное написание программы
• Внедрение механизма расчёта себестоимости
• Реализация работы фантомного документа
• Доработка форм документов по требованиям заказчика, добавление во все нужные документы поля штрихкод ХАРАКТЕРИСТИКИ номенклатуры
• Сдача готового проекта и последующая техническая поддержка

🔵 Результаты реализации проекта для компании заказчика

Данные перенесены в новую систему и не утеряны

Все значимые данные были перенесены в систему 1С: УНФ.

Автоматизация теперь ведётся в одной системе без участия Эксель

Заказчик получил полноценную современную адаптированную под конкретные задачи систему, которая может быть обновлена по факту выхода новых конфигураций и решает все проблемы, связанные с упорядочиванием работы. Важно отметить, что сделано это без значительных доработок.

Корректность и отсутствие ошибок

Учёт стал прозрачным и точным.

Экономический эффект и точный расчёт себестоимости в 1С: УНФ

Поскольку теперь стало возможно считать себестоимость точно и учитывать жизненный цикл растения, то возросла и рентабельность бизнеса. Перераспределение финансирования и работа только с рентабельными продуктами позволила повысить прибыльность всего бизнеса за счёт возможности отслеживать корректную себестоимость в реальном времени и принимать грамотные маркетинговые решения на основе этих данных (скидки, акции и т.д.)

🔵 Выводы

В результате реализации проекта удалось построить систему автоматизации на базе 1С: УНФ, в которой можно было автоматизировать бизнес-процессы, учитывать точную себестоимость продукции (со всеми издержками) и корректно вести учёт. Учёт теперь не размазывался по множеству одинаковых по своей сути позиций. От дополнительных сторонних таблиц удалось отказаться полностью. Все данные из программы “Мой Склад” были нормализованы и успешно перенесены в новую систему. Проделанная нами работа положительно сказалась на эффективности работы компании-заказчика.

Стоит отметить, что в результате работы мы столкнулись с занятной проблемой в системе 1С: УНФ. В табличной части типового документа есть возможность вывести данные по штрих-коду номенклатуры, но нет возможности вывести данные по штрих-коду характеристики номенклатуры. Штрих-код удобнее артикула, но работает это вот так. Данная проблема была донесена до разработчиков 1С. Несмотря на то что пока что это не предусмотрено системой, для нашего клиента мы этот вопрос решили и, благодаря доработкам, система заработала.