8 (800) 600-32-31
Автоматизация бизнес-процессов всегда положительно сказывается на эффективности работы компании. В этом материале мы расскажем, как автоматизация стандартного процесс приёма на работу в нашей компании повысила качество работы и высвободила свободное время, которое теперь стало можно использовать на более важные для бизнеса дела.
Ситуация в компании до внедрения автоматизации процесса
Мы (компания ЕВ Групп) занимаемся автоматизацией бизнеса и разработкой программного обеспечения на базе 1С. Проектов по автоматизации того или иного типа за плечами скопилось немало.
Но как-то так получалось, что в собственной компании некогда было навести порядок и наладить работу.
Пока в компании работало 20 человек, особых проблем не возникало. Однако, по мере роста компании, штат тоже стал значительно увеличиваться. Крупные проекты требовали участия большого количества специалистов.
Стало понятно, что мы постепенно оказываемся в той ловушке, из которой обычно и вызволяем самые разные бизнесы. Компания скатывается в управляемой хаос. Начать упорядочивание собственной компании решили с автоматизации процесса приёма сотрудника на работу. Благо, что в последнее время обкатать новую систему было не сложно – оформлять новых работников мы стали значительно чаще.
Почему вообще важно было навести порядок именно в этом процессе?
Проблемы, в общем-то, стандартные. У нас нехитрая система оформления человека на работу и пока приходил один новый человек в несколько месяцев всё работало отлично. Когда работников стало значительно больше, начинались лишние коммуникации, которые отнимали массу времени, терялись документы, про какие-то моменты мы вообще забывали. Для оформления договора требовалось согласовать его условия сразу с несколькими руководителями и часто получалось, что документ ушёл на согласование и так там и пропал. В итоге работа стоит, а офис-менеджер пытается найти тут какие-то связи и логики, и постоянно старается ускорить этот процесс, тратя половину рабочего времени на взаимодействие со всеми участниками цепочки. Эффективность процесса падает, а дальше всё идёт по стандартной печальной схеме.
Что мы сделали для автоматизации приёма на работу?
Для наведения порядка в компании мы инициировали нехитрый алгоритм.
- Проанализировали, как сейчас происходит приём сотрудника на работу в нашей компании
- Устранили все проблемные участки в логике построения процесса
- Отрисовали весь бизнес-процесс, используя нотацию EPS
- Внесли процесс в нашу CRM систему Битрикс 24 и автоматизировали его таким образом
- Написали регламент для этого процесса
- Начали пользоваться системой
Теперь подробнее о ключевых моментах процесса автоматизации.
Отрисовка блок-схемы
По результату обсуждения процесса следует создать рабочую схему. Сделать это можно любым удобным образом. Изобразить хоть на бумаге с использованием самых разных условных обозначений. Но гораздо проще использовать стандартные нотации. Нотаций существует несколько. Из всех мы выбрали вариант EPS, поскольку с таким вариантом и работать проще, и всю сетку взаимосвязей получится отрисовать.
Схема должна включать в себя все взаимодействия, которые могут появиться в результате обработки бизнес-процесса. Без такой схемы автоматизировать работу процесса не получится. Ведь компьютеру нужна какая-то логика или последовательность действий. Именно она и отражена на получившейся схеме.
Очень важно подробно и досконально расписать весь алгоритм действий для каждого участвующего в процессе сотрудника.
Исчерпывающая блок-схема позволит не только отразить все детали в логике, но и легко передать дела потом новому сотруднику. В идеальном случае схема ещё и упростит отработку процесса и его модернизацию, так как будут видны узкие моменты и затыки.
Схема в итоге получилась довольно-таки сложная. Но этого не следует бояться. Это совершенно нормальная практика и излишнее количество информации даже лучше, чем её недостаток. Вот наш вариант:
Важное правило: У каждого самостоятельного процесса или подпроцесса должен быть свой владелец. Это сотрудник, который контролирует ход процесса выполнения и отвечает за него.
Написание регламента
Регламент полезно разработать хотя бы по той причине, что если нужно будет передавать дела новому сотруднику, то будет потом очень легко разобраться в существующей в компании ситуации. Относительно других бизнес-процессов регламенты пригодятся ещё и для правильного построения взаимоотношения с коллегами. Регламент того или иного процесса может стать неотъемлемой частью должностной инструкции, а это очень удобно.
Регламент полезно написать для каждого сотрудника, который участвует в процессе. Мы так и сделали. Вот пример регламента для офис-менеджера. Такой набор правил должен быть сформирован для каждого участника.
Внесение бизнес-процесса в систему автоматизации
В нашей компании мы используем Битрикс 24. Эта система применяется для внутренних коммуникаций, сбора лидов, обработки заявок и многого другого. В этой системе есть очень хорошая и полезная функция – возможно запустить выполнение запрограммированного сценария бизнес-процесса по внесенной заранее схеме и реализовать автоматическую постановку задач по процессу всем ответственным исполнителям, участвующим в процессе.
Например, если новому сотруднику ноутбук выдается ноутбук (это лишь небольшая ветвь процесса), то при запуске сценария приёма на работу задачи должны автоматически сформироваться для офис-менеджера (записать выданную технику за конкретным сотрудником), для техника (который должен поставить на компьютер необходимый софт) и для ответственного за работу с базами данных компании (чтобы был выдан весь необходимый доступ). Это очень простая часть процесса, но на самом деле вся огромная схема функционирует абсолютно также. Важно правильно записать все связи и сохранить эту информацию. Основная ценность этого – автоматическая постановка задач по проработанному сценарию.
Если раньше руководитель сидел и раздавал задачи каждому ответственному сотруднику (а это ещё нужно чётко помнить и понимать кто за что отвечает и в каком случае), то теперь достаточно было запустить сценарий – Приём на работу Иванова. Система теперь сама прорабатывала схему и формулировала все вспомогательные задачи для каждого.
Вам не обязательно использовать именно Битрикс 24. Большинство современных систем умеют делать также. Это бесплатный стандартный функционал, где даже не требуется организация доработок системы.
Хотите, чтобы мы реализовали для Вас такой же или похожий проект?
Вам нужна консультация?
Задайте свой вопрос или просто введите телефон и мы перезвоним!
Что изменилось?
Из нашего рассказа, в общем-то, и так уже следует, что внедрение автоматизация приёма на работу позволило исключить рутинные процедуры, уменьшить прямое взаимодействие между сотрудниками (которое традиционно отнимает много времени), исключить образование “затыков” (связанных, например, с тем, что ноутбук человеку дали, а зарядник не дали), исключить прямое взаимодействие (а значит и растрату времени) руководителя и всех участников цепочки, и сделать работу удобной.
В целом можно оценить работу этой схемы как весьма эффективную. Мы рекомендуем вам реализовать аналогичный механизм и в вашей компании. Это гарантирует рост эффективности, исключение человеческого фактора и, в конечном итоге, увеличение прибыли компании.
8 (800) 600-32-31
8 (800) 600-32-31