Как быстро нарисовать рабочую блок-схему или изобразить бизнес-процесс

Схематический способ представления информации сегодня очень популярен. Схему удобно изучать в ускоренном режиме. В условиях, когда нужно быстро вникнуть в проблему или вопрос очень быстро, а времени на это нет совсем, схема является настоящей панацеей!

В случае, когда мы изображаем информацию, используя различные параметры и блоки для обобщения, речь уже будет идти о так называемых блок-схемах. Блок схема ничем не отличается от самой обычной схемки, которую можно быстро набросать ручкой на листке бумаги, но содержит так называемые блоки. Блок здесь – это группа операций, действий или какая-либо другим образом объединенная в единый массив информация или поток данных. Признаки группировки могут быть самыми разными.

Блок-схемы знакомы всем, кто так или иначе связан с построением схемы бизнес-процессов или с программированием. В этих случаях это буквально неизбежный инструмент, без которого ничего сделать не получится вовсе. Ведь если над вопросом работает сразу несколько специалистов, им нужно иметь возможность обобщать всё в единый алгоритм. Если подобная информация пишется сплошным текстом, то разобраться в ней будет очень сложно.

Схемы можно рисовать самым разным образом. Если схема должна описывать бизнес-процесс, то такую схему принято рисовать определённым образом. Способ её отображения называют нотациями. Тут мы встречаем новое понятие, которое называется нотация бизнес-процессов. В конечно счёте, нотация – это некоторый гост или стиль записи, которого придерживаются для того, чтобы легче понимать друг друга. Нотаций существует несколько. Про это мы рассказывали в статье на нашем канале дзен. Там мы разобрали четыре основных типа нотаций. Соответственно, одним из первых моментов, которые нужно знать для правильного составления схемы – это нотации или условные обозначения. Это первое, что нужно уяснить. Но пожалуй, перейдем к поэтапной методике разработки любой схемы.

Шаг 1. Осознание информации

Прежде, чем сделать схему, конечно же следует понять и осознать то, что нужно отобразить на этой схеме и навести порядок в собственной голове. Удивительно, но иногда человек пытается нарисовать схему не понимая, что именно он пытается нарисовать. Отсутствие слаженной связи информации в голове не позволяет изобразить это виде связанного набора данных. 

Соответственно, первым делом следует разобраться с тем, понимаем ли мы что вообще происходит в процессе, который пытаемся изобразить или нет. Нужно четко разбираться в вопросе и видеть основную логику процесса. Причем, речь идёт как о разработке нового процесса или схемы, так и при описании существующих.

Шаг 2. Научитесь видеть самое важное

Когда есть общее понимание происходящего и мы знаем, что не тыкаем пальцем в небо, а разбираемся в какой-то слаженной системе, следует научиться выделять самое главное. Логика тут простая. Сначала нужно нарисовать или описать “хребет” происходящего, а потом обвешать его дополнительными вспомогательными данными. 

Это чем-то напоминает строительство каркасного дома. Сначала строится каркас из бруса, а потом его обивают досками или утепляют.

В случае, если мы описываем бизнес-процесс, то логика такая же. Каждый бизнес держится на каком-то ключевом процессе, а дальше на него, как на дереве ветки, навешиваются самые разные процессы. Скажем, если изобразить самую простую логику бизнеса по перепродажам, то главный процесс будет очень простым: Приобретение у поставщика – перепродажа – получение прибыли. Но если вы только взглянете на бизнес-схему одной только кассы такого магазина, то глаза вылезут на лоб.

Подобная картина характерна и для разработки программного обеспечения. В сфере софтостроения тоже часто применяются блок-схемы. Там тоже происходит подобная модификация. Берется базовый процесс, а потом обвешивается вспомогательными цепочками. Например, если рассмотреть блок-схему работы самой обычной почтовой программы, то она тоже будет очень простой: Нажать на кнопку – отправить письмо – прислать уведомление о доставке.

Но очевидно, что с такой простенькой схемкой ни одно приложение работать не будет. Поэтому, ту же процедуру нажатия на кнопку нужно значительно развернуть. В реальности это было бы примерно так: Выдать уведомление – получить ответ от пользователя – сгруппировать данные для отправки в единый массив – занести их в рабочий буфер временной памяти – соединиться с сервером – получиться уведомление от сервера о соединении – начать передачу данных – уведомить пользователя – обозначить процедуру как “успешно”. Это только частичная расшифровка одной из стадий расшифровки.

Шаг 3. Изучить условные обозначения 

Условные обозначения или нотации – это как язык общения между людьми. Для того, чтобы понимать друг друга, нужно говорить на одном языке. Собственно говоря, так и появилась необходимость каким-либо образом стандартизировать варианты записи схем. Как и в языках, на которых общаются люди, в блок-схемах есть правила и общая логика изложения. Для всех типов блок-схем существует свод своих требований. Это касается и бизнеса и программирования, и прочих сфер, где возможно встретить схемы как таковые.

Читайте также: Что такое x86-64 и откуда оно взялось?

В общем-то, обозначения ни на что не влияют. Можно выбрать самые разные нотации, но самое важное, что здесь стоит отметить – возможность понимать друг друга. Обычно перед реализацией проекта или заказчик сам говорит, что работаем в такой-то нотации, или она выбирается произвольно исходя из “набитости” руки специалистов, которые будут с этим работать.

Шаг 4. Выбор рабочего инструмента

Когда известны все обозначенные моменты и ясно, что именно нужно описать, следует выбрать рабочий инструмент. Схему можно рисовать и на бумаге ручкой, но гораздо проще использовать какие-то современные электронные инструменты. 

В зависимости от сложности задачи можно использовать самые разные приложения, но, исходя из нашего опыта, хорошо себя зарекомендовали для решения самых разных задач приложения Visio и Draw.io   

Одно из них входит в состав программного продукта Office, является платным и в общем-то, ничем особенно примечательным не отличается. Речь идёт про Visio. Все основные функции там есть. Нарисовать схему практически любой сложности вполне возможно и даже относительно удобно.

А вот второе, которое мы постоянно сами используем в своей работе, выгодно отличается. 

Это приложение draw.io. Адрес программы в интернете вот тут. Оно снабжено удобными интеграциями буквально со всеми существующими и, наверное, даже не существующими сервисами. Распространяется бесплатно, очень хорошо дружит с сервисами от google и позволяет строить буквально любые схемы. Работать можно как в режиме он-лайн, так и скачать программу на свой компьютер или мобильный. 

Обладая таким инструментарием, вполне можно справиться с самыми разными задачами и нарисовать даже самые сложные блок схемы как бизнес-процессов, так и логику работы будущей программы.

Шаг 5. Знать основные правила построения блок-схем

Для удобства полезно знать несколько полезных советов или негласных логичных правил, которые позволят строить поэтапную блок-схему.

  • Обязательно в схеме должно присутствовать два блока – это «Начало» и «Конец». Очевидно, что у любого алгоритма или бизнес-процесса может быть только одно начало или только один конец.
  • Начальный блок связывается с конечным посредством линий связи, которые могут быть дополнены различными промежуточными операциями. Из всех блоков, кроме конечного, должны выходить линии потока. 
  • Все блоки удобно пронумеровывать. Так легче ориентироваться и вам при разборе схемы, и тому, кто пытается осмыслить полученный вами результат. 
  • Не секрет, что линии делятся на входящие и выходящие. Если блоки не начальные или конечные, или концевые для конкретной ветки, то одна и та же линия является для одного блока выходящей, а для другого входящей
  • Допускается наличие разрывов в линиях потока. Это обычное дело! Ведь у каждого ответвления рано или поздно происходит логическое завершение. 
  • Логика процесса может быть линейная, разветвляющаяся или циклическая. Предположительно, тут вопрос появиться не должно 🙂 Если блоки на прямой линии – это линейный вариант. Если на схеме есть разветвления – то схема разветвляющаяся (всегда реальная схема такая). Циклическая – для программиста обычное дело, а вот для бизнес-аналитика более редкая. Скажем, заправка автомобиля перед каждым рейсом – это циклическая операция. 

Шаг 6. Проработка существующей схемы процесса “от” и “до”

Когда схема нарисована, нужно проверить, соблюдается ли логика и действительно ли по разработанной схеме можно сделать хоть что-то? Если это так, то с задачей мы справились. Но если схема получилась с ошибками и логика прорисовки нарушена, то это будет видно и получится внести изменения. 

Сделать, в общем-то, это совсем не сложно. Нужно поставить себя на место того, кто будет читать разработанную схему и проанализировать, можно ли там что-то понять, если ты не знаешь суть происходящего. Часто рекомендуют представить, что мы не знаем вообще ничего и попробовать проработать схему с этой логикой. 

Ну а дальше следует проработать всю схему поэтапно и удостовериться, что кирпичиков из блоков вполне хватает. Если это сделать получается, то блок схему мы построили.

Ответить

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *