Как организовать бюджетирование в 1С

Интерес к автоматизации бюджетирования в последнее время стимулируется проблемами, которые в итоге приводят к непрогнозируемым убыткам. В таких условиях даже небольшой компании нужно как-то формировать резерв и планировать расходы будущих периодов, чтобы уверенно стоять на ногах и обеспечивать свои обязательства перед партнерами и сотрудниками.

Комплекс мероприятий, ориентированных на планирование будущих расходов и контроля за текущими, принято называть бюджетированием. Бюджетирование можно организовать самыми простыми способами с помощью тетради и ручки, а можно автоматизировать процесс. Поскольку преимущественно сейчас в бизнесе для автоматизации используются программные продукты 1С, то давайте посмотрим, какие варианты процесса бюджетирования могут быть реализованы в этой группе программ. 

С чего начать

Прежде, чем говорить про автоматизацию бюджетирования на любой платформе, будь-то 1С или что-то другое, нужно сначала описать этот процесс в вашей организации. Если такого описания нет, то нужно предварительно его составить.

Как именно составить бюджет вашей организации лучше всего знаете именно вы. Мы можем подсказать, где и на чём сэкономить при анализе имеющихся данных. Но сама идеология должна прорабатываться специалистом. Поэтому, если вы решите заказать автоматизацию бюджетирования в 1С, то предварительно обдумайте, что и как будет входить в бюджет. Бюджет организации на будущие периоды как раз-таки и будет содержать значки и резервные суммы.

После того, как план бюджета у вас сформирован, нужно создать рабочую блок-схему с очередностью логики построения процесса и заодно сделать подробные описания каждого этапа. 

Можно рассмотреть самый простой пример. Скажем, мы занимаемся продажей мороженного и для выполнения стандартной работы нам нужно: выплатить заработную плату работникам, закупить все расходники, закупить само мороженное и оплатить аренду торговой точки. Эти суммы войдут в “финальную” версию бюджета.

Наличие такой дорожной карты позволит нам быстрее отработать ваш запрос на организацию автоматизации. Останется, в общем-то, переложить имеющуюся логику на машинный язык. 

Что может предложить 1С для бюджетирования в стандартной версии

Для описанной простейшей схеме бюджетирования мороженного достаточно использовать стандартные компоненты 1С. Нужно их только настроить. Стоить такая работа будет относительно недорого.

Основные инструменты для работы с бюджетированием есть в таких конфигурациях, как 1С Комплексная автоматизация, или 1С ERP. Некоторые стандартные возможности там поддерживаются. Но при этом есть ряд сложностей, которые мы должны учитывать.

Сложности бюджетирования в 1С

Во-первых, если нам нужно организовать бюджетирование ларька с мороженным, то покупать ERP для этой цели слишком накладно. 

Можно сейчас улыбнуться и спросить, зачем малому бизнесу вообще думать о бюджетировании. Но, в последнее время запросы часто поступают и от совсем маленьких компаний. Это и объяснимо. Малый бизнес обычно не имеет существенной “жировой прослойки” и ему намного сложнее противостоять происходящим изменениям. Именно поэтому в последнее время как раз такие компании обращаются к нам за помощью. В итоге требуется делать доработки и на базе того же Управления торговлей поднимать бюджетирование.

Нужна подсказка или помощь? Мы на связи! – По бесплатному телефону 8 (800) 600-32-31 или +7 (495) 139-09-60 – Оставьте заявку через наш сайт или через раздел контакты

Во-вторых, есть обратная сторона вопроса. Если процесс требуется сложный, то стандартных инструментов явно мало. 

Например, есть у нас на обслуживании очень интересный клиент, который занимается лекарствами. Несмотря на то, что у них используется Комплексная автоматизация, стандартного функционала оказалось мало. Процесс у клиента был так построен, что присутствовала нестандартная процедура. Менеджер выполнял адресный обход врачей с продуктом и рекомендовал его применять. Результат такого обхода следовало включать в планирование, ведь это денежные средства. Ничего подобного в стандартном функционале бюджетирования не предусмотрено.

Как организовать бюджетирование

Теперь самый главный вопрос, что сделать, чтобы внедрить управление бюджетированием и связать это с существующей программой автоматизации?

Если никакой автоматизации пока нет, начать работу с чистого листа будет проще. Просто подготовьте техническое задание и опишите бизнес-процессы, а на базе этого очень легко будет внедрить и бюджетирование.

Если же какая-то система уже функционирует, то тут всё немного сложнее. Данные нужно сохранить и не потерять, сохранить весь имеющийся функционал, да ещё и выполнить надстройку. 

Мы уже выяснили, что стандартные модули, входящие в программный продукт 1С, помогают далеко не всегда. Вариантов решения тоже не так много. Остается только  дорабатывать.

Как вы наверное знаете, имея доступ к возможности писать расширения в 1Ске, можно реализовать практически любую функцию. В итоге даже на базе 1С Бухгалтерия можно написать такое дополнение, которое позволит вам работать с бюджетированием. 

Для реализации возможности следует поэтапно выполнить ряд шагов, начиная с самого первого. Первый шаг мы расписали в самом начале. 

Следует продумать, каким образом будет формироваться ваш бюджет, будь то планируемый или текущий, обозначить откуда мы с вами будем брать контрольные цифры, т.е. есть ли такие данные в основной программе автоматизации или нужно будет выполнять дополнительные вычисления, и реализовать всё это на практике.

Подобные задачи всегда “творческие” и требуют как глубокого понимания, так и знания программного продукта 1С. По всем вопросам обращайтесь к нам и мы поможем разобраться!

Не забывайте подписываться на наш ДЗЕН!