Как решать проблемы при переходе с одной системы на другую?

Переход с одной системы на другую – это сложная задача с рядом вытекающих стандартных проблем. Понятно, что в рамках одной статьи мы вряд ли сможем объять абсолютно все аспекты этого мероприятия. Но мы постараемся дать вам ряд полезных советов, которые сформируем исходя из собственного обширного опыта. Ведь в последнее время такие задачи, как переход с SAP на 1С или замена какой-то зарубежной системы отечественной стали для нас более чем привычными. 

Screenshot_104.png

Для того, чтобы проблему решить, нужно понять её суть и разобраться в тем, почему проблема – это проблема. Звучит, конечно же, смешно. Вот только суть этой простой и комичной фразы куда более глубокий. Согласитесь, вы не сможете отпилить кусок доски пилой, если не поймете, что проблема в затупленной пиле. Примерно также логика работает и тут. 

Нужно чётко вникнуть в то, что взывало трудность. Это позволит легко предложить способ решения. Но мы упростили задачу и сделали это за вас. При переходе с одной системы на другую чаще всего встречаются характерные проблемные участки. Это проблемы адаптации сотрудников к новой системе, проблема неосведомленности, проблема отсутствия ответственных лиц, непонимание бизнес-процессов и отсутствие хорошо проработанных схем этих процессов и недостаточность финансирования. Кроме того, очень важная проблема – это выбор проектной команды или тех, кто будет собственно осуществлять переход. 

Пусть прозвучит это как реклама, хотя суть и ни в этом, но команда напрямую определяет плавность перехода и качество выполненных работ. Само собой, наша команда имеет весь необходимый опыт и в последнее время мы только и занимаемся, что организуем процесс перехода из одной системы в другую. Тот же SAP, который не так давно решил прекратить работу в России, инициировал своим решением целую волну довольно-таки типичных переходов. Обычно пользователи мигрируют с SAP на 1C ERP.

Давайте составим топ этих проблем и предложим их решение.

Screenshot_105.png

Проблема: Пользователи не могут привыкнуть к новой системе, а потому препятствуют процессу миграции

На удивление, пользователи довольно инертные. Заставить их переехать с одной системы на другую не так-то и просто. Эту позицию можно понять – работа и без того требует много сил, а тут приходится стандартные процедуры обыгрывать в рамках новой системы. Потребуется время, чтобы привыкнуть и чтобы освоиться. Камень в огород отечественных систем, на которые сейчас все переходят в рамках импортозамещения довольно весомый. Интерфейсы обычно у наших систем весьма запутанные и логика их построена совсем иначе, нежели у зарубежных систем. Например, при сравнении того же SAP с интерфейсом 1С-ки, можно увидеть много чего интересного. Выполнить даже самое простое действие пользователи SAP в 1С не могут без дополнительных затруднений. 

Решение: Для решения этой проблемы будущий пользователь новой системы должен настроиться на работу по освоению. Работников ни в коем случае нельзя принуждать к этому. Лучше предложить премии тем, кто способствует ускорению миграции. Вопрос построения интерфейса, в общем-то, тоже решаем. И если мы говорим про переход с зарубежной системы на 1С, то тут вполне возможно доработать внешний вид 1С-ки. Если это действительно сильно мешает вашим сотрудникам, то стоит потратиться на это.

Есть ещё такая инженерная теория – “не мешай машине работать“. Возьмем тот же SAP. Ведь он пока просто перестал подключать новых клиентов. Старые же системы работают. Но мы скажем тут, может быть отчасти грубо…Это подобно обезьяне с гранатой. Если компания решила подвести в одном вопросе, то никто не исключает, что она подведет и во всех других моментах. Вероятно, перестанут поддерживать и уже купивших клиентов, и вовсе запретят обновления. Тут не работает принцип “не мешай работать”.

Screenshot_106.png

Проблема: Потенциальные клиенты твёрдо убеждены, что заменить иностранную систему будет нечем

Сложно предположить, откуда взялось мнение что в России нет собственных систем автоматизации, достойных внимания пользователя. Системы на базе 1С вполне себе закрывают потребности 98% бизнесов и предприятий. Сложно придумать такую задачу, с которой 1С не справится. Но когда клиенты приходят на консультацию, они твёрдо убеждены, что если тот же SAP уйдет, то автоматизации конец. Так думать не надо. Системы 1С действительно не лишены недостатков. Некоторые недостатки очень серьезные. Но есть и ряд преимуществ, причем таких, которые до сих пор не воссоздала ни одна зарубежная система

Решение: Принять, что 1С системы подходят для полноценной автоматизации любого вида бизнеса и могут быть гибко доработаны. 

Screenshot_107.png

Проблема: Отсутствует четкое понимание того, что именно должно получиться при переходе и по сути нет ответственных со стороны заказчика, способных обеспечить плотный контакт и располагающих информацией

Выполнять работы подобного рода гораздо сложнее, если со стороны заказчика не сформировано четкое понимание того, что в конечном итоге нужно сделать и кто этим будет заниматься. Конечно, прозвучит это смешно, но часто заказчик хочет выполнить переход и не совсем понимает логику переноса. Для правильного переезда потребуется назначить ответственных лиц, которые хорошо разбираются в специфике бизнеса, а также проанализировать спектр нужных функций. Если вы использовали, скажем, сложный SAP, но большая часть функций не требовалась, для чего вам приобретать какую-то перегруженную конфигурацию системы 1С. 

Это должно проясниться после того, как наш специалист сможет побеседовать некоторое время с представителем компании-заказчика. Вот для этого и нужно ответственное лицо. А ещё оно должно каким-то образом управлять скоростью процесса со стороны заказчика. Ведь внедренцы не могут дать нужное распоряжение сотрудникам фирмы заказчика. Процесс на этом часто спотыкается. 

Решение: Мораль сей басни такова. Нужно иметь со стороны заказчика, человека, который может уделять нужное количество времени процессу переезда и консультировать исполнителей по всем текущим вопросам, а также проанализировать потребности перед переходом. 

Screenshot_108.png

Проблема: Отечественная система вроде бы всем и неплохая, но всё равно не такая, как была зарубежная

Да, и это действительно так. Когда мы говорим громкие слова, что “любую задачу можно будет решить”, мы подразумеваем техническое решение. Но тот факт, что интерфейс будет неудобный и потребует доработки, а некоторых функций не будет или они будут отличаться никто не отменял. Тут уместно привести пример изготовления скамейки из дерева. Имея инструменты, вы сделаете любую скамейку, но потратите силы и время. Какую-то скамейку сделать проще. А какую-то скамейку надо сделать более комфортной. Инструменты все есть и это совсем не проблема. 

Теперь переведём нашу логику на аналогию с выбором системы автоматизации. Системы 1С  – это деревянная скамейка, на которой можно вполне комфортно сидеть. Но если нужно что-то такое с перламутровыми пуговицами, то придётся поработать пилой. Однако, это не отменяет тот факт, что рабочий механизм автоматизации есть. Это далеко не та проблема, которую можно было бы сравнить с полным отсутствием досок.

Решение: Да, системы не полностью повторят европейский аналог, но дадут мощный инструмент, который в дальнейшем будет прекрасно работать и не заставит зависеть только лишь от политического решения.

Screenshot_109.png

Проблема: Для решения задачи замены системы требуется увеличить объем финансирования

Как правило, любой переход подразумевает большой объем работы. Эта работа требуется и со стороны заказчика, так как мы выяснили, что нужен специалист, который будет раскрывать исполнителю всю специфику процесса и со стороны исполнителя, чьи сотрудники будут проводить или сопровождать переход. Всё это дополнительные издержки. Само собой, что если компания негосударственная, то на поддержку рассчитывать не приходится. Соответственно, и платить за работу всему кругу ответственных лиц нечем или же придётся тратить резервы. Резервы сейчас могут пригодиться и, скажем, на выплату основной заработной платы. Поэтому, возникают огромные сложности с поиском источника финансирования.

Хорошо бы иметь какую-то программу импортозамещения, которая финансировалась бы по субсидиям. Но увы, такого практически нет. Тем более маленькие компании не могут претендовать на такую поддержку. Очень уж сложно подавать документы на участие в подобных проектах правительства. Там только на подачу заявки нужен целый отдел :)…Поэтому, в общем-то это один из самых сложных вопросов. Между тем, замена всё равно потребуется. Ведь когда тот же SAP ушёл, вариантов просто не осталось. Значит, нужно просто поэтапно выполнять переход, стараясь переносить всё большее количество функций в новую систему. 

Решение: Как такового решения нет, но можно выбрать правильную тактику. Обращайтесь к нам и мы, исходя из огромного опыта выполнения переходов, расскажем принцип без ущербной экономии в данном случае. Кроме того, настоятельно рекомендуем вам использовать только системы на базе 1С-ки. Там всё гораздо проще  ив итоге дешевле. 

Screenshot_110.png

Проблема: Кадровый голод или где взять адекватную проектную команду

Со специалистами существует огромная проблема, кроме того, если компания и заявляет о наличии компетенций, в реальности всё может быть немного хуже, нежели этого бы хотелось. Много раз нам приходилось “подхватывать” повисший проект по переходу с одной системы на другую. Всё было хорошо, а потом исполнитель взял и перестал отвечать на звонки. И это только так кажется, что можно воспользоваться стандартным механизмом и как-то вернуть деньги за невыполненный проект. На деле всё гораздо сложнее. А главное…Всё это время системы автоматизации у вас не будет. Но даже если полностью исключить некоторые вероятные проблемы организационного характера, то нужно помнить, что и самих компетентных специалистов очень мало. 

Решение: Обращайтесь к нашей проектной команде для выполнения перехода.

Ответить

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *