Миграция с одной системы на другую

В последнее время вопрос переезда с одной системы автоматизации на другую становится всё более актуальным. Проблема в том, что многие зарубежные системы решили подвести своих пользователей, если не сказать – кинуть, а ситуация повисла в воздухе. даже если система пока не ушла с рынка, то остается риск однажды остаться без всех многочисленных наработок. Ведь система автоматизации – это не подключил флэшку и за час восстановил работоспособность. Это усовершенствования, тонкие настройки и отчётные данные. Причем, речь идёт как о сложных системах уровня ERP, так и о самой простой Бухгалтерии, которая за годы работы обросла множеством полезных возможностей.

Исходя из нашего опыта, мы советуем вам задуматься о переходе на “безопасную” систему автоматизации уже сейчас, причем даже в случае если официально ваша система всё ещё функционирует и обещает сохранить поддержку или остаться на нашем рынке. Это позволит избежать лишнего ажиотажа и необходимости потом внедрить то, что разрабатывалось три года подряд (образно говоря) за неделю. 

Что будет, если система автоматизации прекратит официально работать

В случае, если система вдруг потеряет официальную поддержку, то проблемы пользователя ждут самые разные – начиная от невозможности обновиться и кончая отсутствием возможности выполнить тонкую настройку. Единственное, что тут следует отнести к мифам, так это полный выход системы автоматизации из строя. Практически невозможно угробить систему на удаленном компьютере, а вот изрядно испортить жизнь – это пожалуйста. 

Гораздо сильнее рискуют пользователи облачных решений. Если в случае обычной системы, вся её исполняемая часть хранится на компьютере пользователя и может работать и запускаться самыми разными способами, то в случае облака оно примерно как социальная сеть. Вся система и её основной код хранятся на сервере, а пользователь к нему подключается. Сервер может быть физически хоть в Африке. Использовать это можно как угодно.

Поэтому, наибольшему риску подвержены пользователи облачных решений. Ну а обычные системы рискуют гораздо меньше и обладают оперативным запасом времени, чтобы в случае чего переезжать на новую систему.

 

Что делать конкретно при миграции

В каждом конкретном случае требуется отдельная аналитика. Одинаковых случаев не бывает. Но поскольку есть некоторые общие черты и параметры, а у нас уже есть опыт перехода с SAP на 1С или с ORACLE на 1С, то мы с удовольствием поделимся самыми важными советами. Частные же случаи нужно разбирать на консультации.

На самом деле, переход с системы на систему – штука не самая сложная, но очень трудоемкая. Она подчиняется ряду характерных и сопутствующих ситуаций, о которых и поговорим.

Самый первый вопрос, который возникает у большинства пользователей сегодня – это чем вообще можно заменить систему, которая рискует оказаться заблокированной. На удивление, вариантов довольно много. Но мы всегда рекомендуем использовать системы от 1С, поскольку они обладают наилучшим соотношением “цена-простота перехода-качество работы”. К 1С вообще относятся довольно предвзято. И само собой, систему не лишена недостатков. Но сейчас вопрос ставится иначе. Для нормальной и безопасной работы нужно выбрать одну из отечественных систем, а тут 1С – однозначный лидер. Конкуренты вряд ли смогут тягаться и  в разнообразии уже готовых вариантов, и в простоте их внедрения, и по количеству специалистов, которые способны обслуживать работающую систему. В итоге по всем показателям 1С – это и правда лучший выбор и мы говорим так с высоты личного опыта взаимодействия.

Теперь по конкретным шагам, о которых мы вспомнили в заголовке…Предположим, система уже выбрана и нужно как-то перейти с одного варианта на другой.

Шаг первый

Первым делом нужно каким-то образом спасти все те сведения и наработки, которые у вас уже есть. Мы уже многократно отмечал ив статьях, что бэкап нужен обязательно и всегда. Важно иметь его и в этой ситуации. Соответственно, для того, чтобы говорить о планах перехода, в первую очередь нужно иметь резервную копию всего, с чем вам уже доводилось работать. При хорошем раскладе эти сведения получится “бесшовно” перенести в новую систему. Правда рассчитывать на это не стоит.

Шаг второй

Изучение особенностей системы, которая предполагается для замены. Исходя из этого можно будет предположить, какие доработки и в каком объеме вам потребуются, а значит и прикинуть бюджет. Тут мы предлагаем воспользоваться нашей помощью, потому что на самостоятельное изучение особенностей уйдет не один час или даже день. Ну а мы, опираясь на огромный 15 летний опыт работы, быстро сориентируемся какие изменения нужны и как всё это проще всего сделать. Ведь специфика каждой системы автоматизации нам знакома очень хорошо.

Шаг третий

Тут традиционно принято говорить о формировании технического задания. Но, в общем-то, не стоит упираться именно в этот пункт. В одной из статей про миграции с системы на систему мы уже рассказывали, что сначала правильно было бы полностью перенести весь имеющийся функционал, а только потом думать про доработки в новой среде. Соответственно, техническое задание тут только одно – взять и перенести всё что работает сейчас под управление новой системы. Мы, кстати говоря, знаем как такое делается и сами составим для своих специалистов нужное техническое задание. 

Шаг четвертый

Теперь, когда уже некоторое представление о процессе у вас составлено, то займитесь поиском отрисованных бизнес-процессов в вашей компании. Скорее всего вы делали это, когда внедряли предыдущую систему. Обратите внимание, что наличие готового описания всех бизнес-процессов и их схемы функционирования делают из сложной задачи формирования новой системы на базе новой платформы относительно простую и стандартную задачку по воссозданию работающих схем на практике в рамках новой платформы. Ведь если вы вспомните наши статьи по основам построения системы автоматизации, то там одним из самых сложных этапов является создание логичной и понятной схемы, которая будет потом реализована на практике. Поэтому, все ваши уже имеющиеся наработки, начиная от базовых функций изначальной системы и кончая вариантами адаптации под конкретные задачи с поштучной доработкой действий, вам нужно восстановить и предоставить для изучения.

К этим материалам относятся как взаимосвязи между таблицами со служебными данными, так и линейные блок-схемы организации работы большинства функций любой системы. 

Шаг пятый  

Несмотря на то, что системы сегодня похожи друг на друга, специфика использования у каждой из них есть. Например, в случае 1С-ки, которую, как вы наверное заметили, мы рекомендуем как основную альтернативу зарубежным системам, потребуется некоторое время, чтобы пользователи смогли понять специфику построения основных функций и особенностям интерфейса. Внешний вид – не самая сильная сторона систем на базе 1С. На функционале это никак не сказывается, но очень важно правильно построить переходный период. Люди должны иметь возможность привыкнуть к новому варианту работы. Лучше сначала дать время на адаптацию и возможность плавного перехода, нежели требовать экстренного начала работы. 

Так или иначе, смысл этого пункта простой – следует очень внимательно подходить к организации взаимодействия пользователей с новой системой и обязательно выделить на это оплачиваемое рабочее время. Не задерживать людей после работы даже при условии оплаты, а стараться просто внедрять постепенно всё новые и новые функции на базе уже новой платформы. Тут мы рискуем столкнуться с проблемами параллельного переноса, но…Так или иначе, это проще, нежели попытаться заставить работать бухгалтера, который пусть уже 10 лет (цифра с потолка) работает в SAP вдруг начать резво бегать по меню 1С Бухгалтерии, где и опытный пользователь ПК часто плывет в начале. 

—————-

 

Не забывайте подписываться на наш телеграмм-канал и читать публикации на дзене!