Что именно нужно автоматизировать?

Вы уже решили, что автоматизация бизнеса – это здорово. Мы научились разбираться в данных и поняли, чем автоматизация может оказаться полезной именно для вашего бизнеса. Но вот беда! 

Большая часть заказчиков до конца не понимают, какие именно сферы своей работы и какие конкретно бизнес-процессы следует автоматизировать. Обычно человек просто где-то услышал, что автоматизация окажется очень полезной инициативой для компании или ознакомился с рекламой. Узнали или увидели у друзей, что автоматизировать можно склад или бухгалтерию. Реализовали парочку своих идей, где необходимость автоматизации очевидна. И на этом остановились. Но полноценная автоматизация и полноценное внедрение системы позволило получить бы ещё лучший результат. Давайте на этом шаге нашего курса проанализируем, по каким направлениям рационально работать. Правильный выбор направления и понимание зоны охвата каждого вопроса позволит исключить ошибка в будущем.

В корзину Visit Product

1С:Предприятие 8.3 КОРП. Лицензия на сервер (x86-64). Электронная поставка

212 400 ₽

В корзину Visit Product

1С:Предприятие 8.3 ПРОФ. Лицензия на сервер (x86-64). Электронная поставка

95 100 ₽

В корзину Visit Product

1С:Предприятие 8.3 ПРОФ. Лицензия на сервер. Электронная поставка

61 100 ₽

Что нужно автоматизировать

Мы уже обсуждали вопрос про данные и про бизнес-процессы. Однако, прежде, чем начать обсуждать конкретные шаги и делать умозаключения, давайте кратко вспомним основы исследования процессов. Ведь именно исходя из этого перечня мы найдем те процессы, которые рационально автоматизировать.

Традиционно, бизнес-процессы делятся на три категории: 

• Основные процессы – это именно то, что составляет ваш бизнес. На всём этом строится процесс заработка. Это токарь, который точит детали, или продавец-консультант, который стоит у прилавка. К этой группе процесса относятся все связанные процессы. Тут вам и всё производство, и даже упаковка. Сюда же отнесем оказание услуг. 
• Вспомогательные – это те процессы, которые нужно рассматривать только как приложение к основным. Скажем, как обеспечить токаря ресурсами и инструментами для работы. Сюда относят все моменты, касающиеся рабочих процессов.
• Процессы управления – тут всё более или менее понятно. Все процессы, которые касаются непосредственно процесса управления. Скажем, принятие управленческих решений или распределение финансирования/прибыли по имеющимся статьям. Всё это делает управленец и эти управленцы взаимодействуют друг с другом. На данной стадии и проявляют себя процессы управления.

Вы всё это прочитали, но конкретики не ощущаете. Нужны примеры. Ведь понимания так и нет. Но прежде, чем вернуться к конкретным примерам процессов автоматизации и обозначению сфер, сформулируем очень важный принцип. Он заключается в том, что автоматизировать нужно всегда максимальное количество процессов! Или же, как минимум, нужно заложить технические возможности для автоматизации всех процессов будущем. 

Как мы выяснили ещё на первом шаге процесса, автоматизация позволяет исключить множество ошибок и многократно увеличить производительность труда. Логично предположить, что нам нужно максимально исключить все зоны, где возможен и человеческий фактор, и прочие ошибки.

Сферы, подходящие для автоматизации

Давайте теперь выделим несколько сфер любого бизнеса, которые всегда следует рассматривать как потенциальные для автоматизации. По нашему опыту, приведенные ниже сферы чаще всего автоматизируют, а вам следует начинать именно с них.

Сфера организации работы (или документооборот) 

К этой сфере относится весь вспомогательный и “служебный” диапазон бизнес-процессов. Именно эта часть работы наиболее бестолковая и вполне может быть автоматизирована. Даже лучше использовать фразу “должна быть автоматизирована”.

Для ускорения взаимодействия, все подобные шаги должны быть автоматизированные и происходить с использованием электронных систем. 

Тут подойдет любой пример. Скажем, вы используете стандартную схему взаимодействия: конструктор составил техническое задание и его нужно передать в цех на выполнение. Мастер цеха поставит подпись под чертежом, что заказ в работу принят. Цех обычно расположен отдельно от места, где сидит конструктор. Ему нужно идти по улице до точки расположения цеха и передавать всё в ручном режиме. Подобная проблема может быть решена даже с использованием самой простой электронной почты. Отправили техзадание, а цех принял его в работу и мастер прислал письмо с ответом, где указал, что задача принята. Это был пример ещё более или менее простой схемы.

Теперь представим себе более крупную контору. Обычная практика – это собирать визы под заявлением. Скажем, под приказом или положением должен подписаться бухгалтер, отдел кадров, какой-нибудь замдиректора и такая лестница обычно включает минимум 5 позиций. Не всегда эти сотрудники на месте, а выход бумаги в итоге задерживается. Можно конечно же оставить “в почте” на подпись, но это тоже процесс не быстрый. Представьте, насколько быстрее было бы собирать такие подписи в электронном виде! Все, кто согласен, поставили бы галочки напротив своей фамилии. 

Автоматизация данной сферы очень сильно сэкономит время, силы и расходы на курьерские услуги.

Сфера кадров

Очень удобно и выгодно автоматизировать всё, что связано с кадрами организации. Например, вести автоматизированную базу данных результатов обучения сотрудников или курсов повышения квалификации. Можно учитывать и все другие вопросы, связанные с разделом кадры. Такая база поможет многократно упростить работу отдела кадров.

Если раньше приходилось в ручном режиме собирать данные о сотрудниках, постоянно запрашивать у них дополнительные документы или формировать уведомления, то с помощью системы автоматизации можно всё это значительно упростить.

Соответственно, какой кадровый вопрос не возьми, будет очень удобно сделать всё автоматическим. Списки, квалификации, ранги, заслуги, отпуска и прочие-прочие вопросы. 

Сфера производства

Все вопросы производства всего и что с ними связано также рационально автоматизировать. Все обмены документами внутри цеха, весь обмен данными с управлением, все закупки оборудования и материалов. Эти сферы прекрасно ложатся на систему автоматизации и ускоряют обработку всех текущих вопросов, которые в обычном режиме заняли бы гораздо большее время. 

Кроме того, автоматизация производства упрощает планирование и позволяет организовать процессы бережливого производства. Именно поэтому, автоматизация производства – это крайне важная штука, которая обычно выделяется в отдельную область знаний и задач. 

К этому разделу мы отнесем все процессы производства, управление различными запасами, поставками деталей/расходников и всего вообще, оборудование, логистика и организация различного рода транспортных взаимодействий.

Сфера финансов

Именно с этой сферы когда-то начали вообще внедрять автоматизацию. Даже на ранних этапах бухгалтерию всегда старались автоматизировать. Как минимум, перепроверять на калькуляторах или счётных машинах разные результаты вычислений. Ведь именно тут наиболее высокий риск человеческого фактора и именно тут нельзя рисковать. Даже у 1С-ки одним из первых продуктов являлась 1С бухгалтерия. 

В этой сфере максимальное количество отчетности и именно здесь лучше не напортачить! Ведь сформированные отчеты отправятся в налоговую, а различные оплошности могут привести к блокировке счетов компании.

Сюда же можно отнести и финансовое планирование. В этой сфере также можно утонуть, если не будет какой-либо учетной системы. 

Соответственно, именно вопрос бухгалтерии, или правильнее сказать – финансов, должен обрабатываться в первую очередь. Тут больше всего ошибок, тут больше всего рутины и проблем. Обращаем наиболее пристальное внимание на автоматизацию этого участка.

Вопросы качества и обслуживания

Такие вещи обычно выделяются в системы CRM. Автоматизировать их также, как минимум, удобно. 

Системы CRM нужны для того, чтобы сохранять сведения о клиентах, строить с ними долгосрочные взаимоотношения и улучшать качество обслуживания. Такой подход и долгосрочное планирование в итоге позволяют увеличить прибыль фирмы и добиться качественной работы.

Автоматизация исключит ситуации, что забыли про какую-то малозначимую задачу или небольшой заказ. Не потеряется ни одна задача, а коммуникацию между сотрудниками будет очень просто наладить. У подобных систем множество основных функций и море вспомогательных приложений и дополнений. Иногда даже одной CRM системой можно закрыть множество задачек стандартного типа.

Тут же можно автоматизировать работу с обратной связью и с отзывами клиентов. Собственно говоря, вторая по значимости область после бухгалтерии по важности внедрения автоматизации – это именно автоматизация обслуживания и взаимодействия внутри компании.

Сфера маркетинга и продаж

Тут всё довольно линейно, однако дело очень важно. В этой сфере мы автоматизируем всё, что связано с продажами или реализацией товаров/услуг. Как правило, подобные системы работают в комплексе системами CRM и позволяют увязать весь процесс в удобную и понятную цепочку с очевидными сроками и результатами.

Система управления интернет-магазином – это очень хороший пример автоматизации бизнес-процессов из этой сферы. Здесь есть управление заказами, управление ценами, стандартные расчёты, элементарные действия по автоматизации склада, типичная аналитика стандартных задачек, возможность планировать и проводить акции. В общем всё, что нужно для работы в сфере продаж. 

Правда приведенная в пример система обычно управляет диапазоном сфер. Нас же, как не сложно предположить, интересует именно маркетинг и процесс продаж.

Конкретные участки работы, пригодные для автоматизации. Примеры и их разбор

Мы обсудили несколько сфер, которые рационально и полезно автоматизировать. Но не всегда эти сферы позволяют понять о каких именно процессах идёт речь. Поэтому, в качестве бонуса предлагаем обсудить разные более конкретные применения вариантов автоматизации из разных сфер, что значительно упростит для вас восприятие вопроса.

На основании разбора различны примеров, приведенных ниже, вы увидите какого плана задачи хорошо заходят под это дело, как нынче модно говорить. 

• Составление коммерческого предложения – очень удобно делать коммерческое предложение через систему автоматизации. Оно сохраняется в системе ,всегда доступно для изучения, исключает ошибку в ценах, так как они формируются из электронного прайса и имеет множество преимуществ.
• Выставить счёт клиенту – тоже очень удобное дело. Набросали позиций из прайса в счёт и система сама сделала корректный счёт, который отправляется клиенту одной кнопкой. Очень удобно, быстро и просто!
• Подготовка отчёта для контролирующей инстанции – часто сотрудникам приходится сдавать отчеты в контролирующие органы. Именно поэтому, рационально научиться автоматизировать составление отчетов. Пусть система сама сделает всю грязную работу, а нам останется только поставить свою закорючку и шлепнуть печать.
• Автоматическая отправка писем клиентам – вы наверняка сами что-то заказывали в интернет-магазине. При каждой смене статус заказа высылается письмо. Это очень удобно! И клиент видит, что процесс идёт, и менеджеру не нужно тратить на это лишнее время.
• Напоминание менеджеру о задаче – вместо того, чтобы клевать голову менеджеру на планерке, гораздо лучше, чтобы система автоматизации сама клюнула его в автоматическом режиме. Это очень хороший и удобный способ спокойной организации работы, ну а для нас это замечательный пример построения логики автоматизации рутинных задач.
• Ведение базы клиентов – база клиентов является довольно важной штукой. Гораздо проще собирать эти данные автоматически. Например, вносить данные в систему автоматически, когда кто-то заполняет форму на сайте полностью. Или автоматически вносить данные в такую таблицу, когда менеджер установил первичный контакт и настроил взаимодействие в клиентом. 
• Ведение базы данных о клиентах или сотрудниках – актуальность контактных телефонов или прочих данных для связи удобно контролировать в автоматическом режиме. Любая система сама может присылать опросники через некоторые промежутки времени и мы всегда будем иметь реальные данные о реальных людях. 
• Учет рабочих часов по проекту – предположим, вы используете труд приглашенных рабочих. Они могут заполнять что-то типа табеля о потраченном времени для того, чтобы упростить расчёты. Когда нужно будет производить оплату труда, в бухгалтерии уже будут все необходимые для расчёта вознаграждения данные. Удобно и сотруднику, и бухгалтеру. 

Мы перечислили несколько конкретных задач, которые можно было бы автоматизировать. Само собой, таких задач может быть очень много и чем большую изобретательность вы здесь будете проявлять, тем лучший результат получите. В основе автоматизации задачи лежит простая логика: нужно уметь вычленить её, как мы расписывали на втором шаге, а дальше оптимизировать обработку таким образом, чтобы все вовлеченные в процесс взаимодействия не были потеряны. Дальше можно автоматизировать любой процесс, сохраняя логику взаимодействия. Поэтому, и процессов под это определение можно подогнать очень много.