Выбираем средство автоматизации бизнеса

Мы продолжаем изучать процесс автоматизации бизнеса с нуля. Сегодня пришло время сделать четвертый шаг. На предыдущих этапах мы уже проанализировали бизнес процессы компании и зафиксировали их в виде удобной блок-схемы (об этом подробно читайте тут) и проанализировали данные, с которыми будем работать (это был второй шаг и про него мы рассказывали тут).

Этой информации вполне достаточно, чтобы сделать следующее важное дело. Исходя из результатов анализа на предыдущих этапах, нам теперь следует выбрать систему, которую мы будем использовать для автоматизации и на базе которой построим собственную информационно-аналитическую систему для компании. Эта штука и будет называться системой автоматизации. 

Система автоматизации должна реализовывать все возможности, которые нам необходимы сейчас или БУДУТ необходимы при развитии проекта. Переезд с системы на систему – вещь сложная и затратная. Поэтому, нужно заложить максимальный запас прочности системе уже на старте и уметь хорошо прогнозировать. 

Тут, вероятно, рационально было бы обратиться к бизнес-аналитику с большим опытом работы. Владелец бизнеса не всегда способен проанализировать все узкие моменты, которые возникнут когда-нибудь, а аналитик видит их, исходя из имеющегося опыта.

Соответственно, все данные и бизнес-процессы, которые мы обсуждали на предыдущих шагах, сейчас уже должны быть систематизированы и сведены к удобному читаемому, легко воспринимаемому материалу. Наши специалисты разработали удобную стандартную форму для занесения необходимой информации и мы готовы поделиться этим документом по вашему запросу. Но и как таковой шаблон здесь не столь важен, как может показаться на первый взгляд.

Кроме того, нужно не забывать такие моменты, как понадобится ли вам CRM при дальнейшей работе и будет ли использоваться какое-то оборудование, которое станет частью системы автоматизации. 

Напомним, что CRM – это программа, которая призвана упростить взаимодействие сотрудников друг с другом и автоматизировать процесс постановки/выполнения задач. Часто её интегрируют в глобальную систему автоматизации по всей компании.

Оборудование, которое может также участвовать в процессе автоматизации – это любое оборудование, которое упрощает нашу работу и автоматизирует участок. Начиная от штрих-сканера и кончая рамкой антикражи в магазине, которая при правильном внесении программы сможет даже делать отметки в сводной таблице товаров, что такую-то позицию украли 🙂 Сюда же можно отнести и контроль за расходом вспомогательных средств. Скажем, учёт чистящих средств с помощью штрих-сканера. Сегодня это может быть абсолютно любое электронное устройство. 

Важна и оценка возможности интеграции со сторонними сервисами. Например, возможность связать CRM, систему автоматизации и интернет-сайт. Или подключаться к внешнему api портала Госуслуг и собирать там некоторую информацию. Примеров можно придумать море. 

Два подхода к внедрению системы автоматизации

По большему счёту, если обобщить все варианты, то в глобальном смысле получится выделить только два способа решения имеющейся задачи по подбору системы автоматизации: приобрести готовую систему и настроить её под свои нужды или разработать систему с нуля.

Оба варианта имеют свои достоинства и недостатки. Тут очень много подводных камней. Но, как правило, если исходить из логики экономии бюджета, то выгоднее всего приобретать готовую систему автоматизации с максимальным набором функций. Это исключит доработку системы, что обычно очень затратное дело. Правда далеко не всегда стандартных функций хватает и это ощутимое ограничение.

Самописная система автоматизации

Таким страшным словом называют систему, которая была написана своими силами.

Она выполняет все необходимые функции, но в так называемом зоопраке систем для неё нет места. Подобная система может работать на абсолютно любом движке и иметь абсолютно любую логику. Как правило, её начинают писать собственные программисты. 

Вспомним теорию. Система для автоматизации – это вычислительная виртуальная машина, которая может считать циферки и выполнять простенькие функции. Соответственно, реализовать её можно как угодно и использовать любую логику. Можно использовать даже Execel с его макросами и многообразием таблиц. Такой подход к автоматизации практиковался ещё пару лет назад. Есть и другие движки для решения подобных задач.

Всё это будут самописные системы автоматизации. Вы не найдете информации о такой системе и её название будет пугать своей необычностью. У них есть плюсы и минусы.

Достоинства самописных систем:

• Гибкое построение системы. Возможно быстро внедрять нужные функции за счёт того, что всегда можно доработать исходный код. Это дешевле и проще.
• Возможность реализовывать абсолютно любые функции.
• Бережное отношение к ресурсам машины. Если система не использует стандартный движок, то можно очень тщательно проработать вопрос с системными требованиями. Ведь стандартные платформы обычно очень требовательные.

Недостатки самописных систем:

• Систему хорошо знает только тот специалист, который её написал и разработал. Это только кажется незначительной проблемой, а вот если вдруг потребуется обслуживание системы или доработка, то приглашенному специалисту потребуется намного больше времени.
• Все обновления нужно делать “ручками”. Если некоторые платформы позволяют получить обновления в рамках технической поддержки, то самописная система лишена таких бонусов.
• Сложно рассчитать бюджет на обслуживание и доработки.

Стандартная система автоматизации

Стандартной системой автоматизации является любая система, которую можно купить в магазине. Эта система работает на базе какой-либо классической распространённой платформы и использует в качестве движка какой-либо покупной механизм.

Разновидностью этой группы можно считать системы, которые работают на базе какой-либо стандартной платформы, но при этом имеют сложные доработки. Порой доработки могут оказаться более глобальными, чем сама платформа. Так, на базе систем от компании 1С можно реализовывать сложнейшие доработки, которые по уровню могут оказаться близкими к операционной системе. 

Достоинства стандартных систем:

• Легко найти специалиста для доработки и обслуживания.
• Большая часть функций уже разработаны и написаны. Они есть в системе даже без доработок. 
• Стоимость реализации крупного проекта будет меньшей, чем при самостоятельной разработке.
• Обновления платформы и различных функций в рамках пакета обновлений. Например, регулярное появление стандартных отчетов согласно обновлениям контролирующего органа.

Недостатки стандартных систем:

• Сложно реализовать нестандартную функцию.
• Ресурсоемкость системы очень высокая. Куча функций и возможностей движка, которые вы, вероятно, никогда не будете использовать. Машина же будет всё это глотать и нещадно тормозить. 

По нашему опыту работы следует, что разрабатывать систему с нуля гораздо сложнее и дороже, чем использовать один из стандартных вариантов. Приходим к тому, что выгоднее и проще использовать готовую стандартную систему. Но систем таких огромное количество. 

Как выбрать стандартную систему для автоматизации бизнеса

Систему автоматизации выбирать следует также делаю акценты на значимые для вас моменты. В первую очередь важно обратить внимание на то, что система должна быть широко распространённой, а на рынке должно работать достаточное количество специалистов, способных оказать техническую поддержку. 

Обязательно обратите внимание на те рассуждения, которые мы описывали чуть раньше. Они будут работать и здесь. Нужно понимать для чего нам потребуется система, что мы будем с ней делать, как мы будем это делать и кто будет нам помогать.

Собственно говоря, все системы сейчас активно конкурируют друг с другом и как под копирку повторяют функции друг друга. Поэтому, если выбирать систему автоматизацию из готовых, то нужно ориентироваться на крупную систему, будь-то 1С, SAP или Парус. Главное отказаться от небольших малоизвестных платформ, которые часто оказываются вне большой гонки и многих очень важных функций не включают.

Если строить глобальную систематику, то можно разделить все системы по следующему признаку:

1. Система с закрытым кодом – это программа, в которую невозможно вносить изменения своими силами. Ну или…Почти невозможно. Категорически не советуем использовать такие продукты.
2. Система с открытым кодом – забраться ей в мозги легко сможет любой программист. Отличный вариант при наличии документации.
3. Система с частично открытым кодом – все служебные разделы закрыты, но зато есть область, где можно дописывать свой код. Хороший и компромиссный вариант программного обеспечения. 

Обратите также внимание, что современная система должна обязательно адекватно работать на мобильном устройстве и позволять работать с облачными технологиями. Далеко не каждая система сегодня может похвалиться выполнением этих пунктов в полном объеме. Скажем, мобильная версия системы для смартфона может быть очень сильно урезана. А в облаке можно будет сохранять только некоторые данные. 

Кроме того, важно обратить внимание на наличие активного комьюнити пользователей. Очень часто большую часть проблем уже кто-то откопал и поделился опытом на тематическом ресурсе. Вам будет достаточно просто поикать ответ на свой вопрос среди обсуждений. Наверняка не вы первый наступаете на грабли. Такой подход позволит сильно сэкономить время и не держать рядом профессионального программиста, который быстро сообразит что именно случилось в программе. 

Какие программы используются для автоматизации бизнеса

Для автоматизации используются продукты от разных компаний. Давайте перечислим наиболее популярные. Сразу отметим, что если рассматривать ещё и CRM-системы, то их будет огромное множество. Но нас интересует именно комплекс функций. 

Галактика

Система существует уже 25 лет. Главная проблема в том, что код закрытый и систему нельзя корректировать. Все доработки выполняет только разработчик системы и дерет за это три шкуры. Выделяется и недружелюбный интерфейс.

Парус

Ещё одна закрытая и довольно сложная для обслуживания система. В основном используется в государственных структурах. Более дружелюбная, чем Галактика. Главная проблема – работа с дорогущей базой данных от Oracle.

SAP

Сильная зарубежная система. И вроде бы всё ничего, но имеются серьезные проблемы с доработкой необходимых функций. В отличие от первых двух систем она возможна, но весьма трудоемкая. 

Microsoft Dinamics Axapta

Главное и, пожалуй, единственное достоинство системы – плотная и простая интеграция со всеми продуктами от мелкомягких. В России программный продукт используется редко, а следовательно имеет небольшое комьюнити пользователей, что противоречит нашим принципам выбора системы.

БухСофт

Программа для автоматизации бухгалтерии. Доработок нет. Простенькая и безобидная. Не может являться полноценной системой автоматизации.

Odoo (бывшая Open ERP)

Интересный программный продукт и интересен он в первую очередь тем, что является бесплатным продуктом. Бесплатно можно использовать только одно приложение. В итоге, работа организована так, что купить что-то да придётся. При этом полноценных доработок нет.

Семейство программ 1С

По нашему опыту, проще всего разрабатывать системы автоматизации на базе программных продуктов 1С. Причин несколько. Вот главные из них:

• 1С – ка наиболее распространена на рынке ,а это значит, что всегда найдется помогай
• Цены вполне конкурентоспособные
• Существует огромное количество готовых расширений, которые можно раздобыть бесплатно
• Огромная информационная база по продукту и обучающих материалов
• Отечественная разработка, что сегодня немаловажно
• Удобная доработка прямо в конфигураторе