Как навести порядок в номенклатуре и контрагентах? Внедрение 1С: MDM в компании “Рудник Апрелково”

⌚ Время чтения: ~ 3 минуты

Краткое описание проекта: В дополнение к 1С: УПП (которая была практически полностью переписана под нужды заказчика) внедрён продукт 1С:MDM и проведены сопутствующие работы. Компания АО “Рудник Апрелково” входит в число крупнейших компаний по добыче ценных металлов. а это делает проект специфическим.

Специфика проекта заключается в том, что примерно в течение 15 лет в компании АО “Рудник Апрелково” и её филиалах копились неструктурированные данные. В итоге на один и тот же фактический объект в базе могло быть единовременно зарегистрировано сразу множество записей. Например, Иванов Иван Иванович мог значиться как Иван Иванович Иванов, что уже представляет два объекта системы. Нам потребовалось сначала навести некоторый порядок в уже имеющихся данных компании, а потом разработать и автоматизировать бизнес-процессы для наполнения и контроля качества данных. Первичной системой ввода данных была выбрана конфигурация 1С: MDM, которая использовалась как эффективный инструмент для корректного заведения и редактирования данных и последующей их раздачи в другие системы и конфигурации.

Особенность внедрения 1С:MDM в данном проекте заключается в учёте номенклатурных позиций не только по основной классификации, но и по ряду дополнительных. Позиции в 1С: MDM учитываются в нескольких разрезах (как управленческие, так и бухгалтерские). Например, одна и та же номенклатура в бухгалтерии может проходить по разным группам в зависимости от её происхождения (закупка или собственное производство). Нужно исключить задваивание номенклатуры, но при этом сохранить сложную структуру связей.

Удалось нормализовать свыше 90 000 первичных записей номенклатуры, которые сократились более чем в два раза, а также удалось навести порядок в справочнике номенклатуры, в котором содержится более 16 000 наименований. В системе присутствуют механизмы контроля уникальности контрагентов, а также встроенная система 1С: СПАРК, позволяющая отслеживать бизнес-рейтинги и показатели надежности.

Подробное описание проекта

🔵 Описание компании заказчика

АО “Рудник Апрелково” – это относительно крупный золотодобытчик, свою деятельность ведет по всей стране. Кроме золота компания добывает олово, через свою дочку «Русолово». Компания активно работает уже около 45 лет. Понятно, что за это время скопилось огромное количество данных. С учётом того, что нормализацией никто толком не занимался, информация стала утекать и чувствительные данные было практически невозможно корректно обработать. Множество дочерних компаний усугубляли проблему, поскольку были приняты с тем учётом и автоматизацией, которые у них имелись на момент включения в группу.

🔵 Задачи и проблемы проекта

Устаревшая система и множественные некорректные заполнения

В течение 15 лет учёт номенклатур и контрагентов вёлся в самописной системе учёта на базе сильно устаревшей системы 1С: УПП. Потребовалось вместе с заказчиком провести анализ существующей системы для того, чтобы корректно выгрузить и сохранить информацию. После обработки и нормализации, успешно перенести всё это в новую систему.

Навести порядок в справочниках, ввести чёткий порядок заполнения, снизить риски задвоения, внедрить функции эксперта НСИ

В холдинге отсутствовала система централизованного ввода данных в систему и фактически отсутствовал контроль полноты и качества поступающих данных. Это приводило к тому, что информация перепутывалась и все данные в итоге перестали быть точными. Технически всю информацию ещё можно было вытащить и обсчитать, но это требовало дополнительных усилий и затрат. Один человек мог внести в номенклатуру “лопата деревянная”, а другой – “деревянная лопата”. Для системы это две разных позиции. Невозможно в итоге быстро посчитать количество лопат в работе и, как следствие, их общую стоимость. Это касается абсолютно всех данных и заполнений справочников.

Совместно с заказчиком была проведена работа, в результате которой для новой системы 1С: MDM были выработаны и настроены бизнес-процессы внесения данных(кто, как, в какой очерёдности и с какими зонами ответственности заполняет формы элементов справочников). Для лучшей автоматизации и большей интуитивности в систему были добавлены дополнительные ограничения по ролям и группам исполнителей.

Сюрприз от 1С

Когда работы были завершены, компания 1С сообщила о выходе новой редакции 1С: MDM и, по требованию заказчика, все выполненные ранее доработки были переделаны, протестированы и внедрены на новой, существенно переосмысленной версии программного продукта в условиях отсутствия документации, но в тесном сотрудничестве с разработчиками 1С: MDM. Можно смело сказать, что мы первые в России внедрили в действующий рабочий процесс новую редакцию 1С: MDM. Особое внимание следует обратить на то, что версии системы очень сильно отличаются и по сути работу пришлось делать два раза.

🔵 Способы решения

Поскольку в данных всех типов царил хаос, нужно было сначала навести некоторый порядок в номенклатуре контрагентов. Был разработан механизм корректной выгрузки данных в рабочие базы и системы клиента. Когда это было сделано, следовало таким образом построить новый бизнес-процесс, чтобы данные не появлялись в системе бесконтрольно и хаотично.

Для этого был разработан и внедрён бизнес-процесс последовательного заполнения данных сотрудниками, каждый из которых отвечает за свой блок данных. В целях повышения интуитивности для различных сотрудников на внесение и редактирование данных сделали доступными только те поля и реквизиты, за которые они ответственны. Эксперт НСИ проверял наличие аналогичных позиций в номенклатуре и при необходимости вносил новую запись. Экспертом также анализировалось полнота заполнения данных и их корректность.

Поля, которые критично важны для заполнения, сделаны обязательными на уровне системы.

Конфигурация 1С:MDM тоже была выбрана не случайно. Системы заказчика также от 1С, поэтому нужно было выбрать органическую пристройку.

Пошаговый алгоритм действий

Нами была создана рабочая группа из аналитиков по 1С УПП и специалистов-разработчиков. Проанализировав проблемы, мы построили логику внедрения МДМ-системы. Была разработана стратегия перехода, которая подразумевала:

• Выгрузка имеющейся информации в первичной системе учёта данных
• Нормализация данных
• Осуществление переноса данных из старой базы данных в 1С: MDM
• Внедрены механизмы создания и редактирования данных посредством разработанных бизнес-процессов (с ограничением прямой записи в справочник)
• Впервые компанией ЕВ Групп выполнен переход на новую версию МДМ 2.5. При этом при непосредственном участии компании 1С внедрялся новый продукт без документации
• Сдача настроенной и готовой к использованию 1С: MDM и последующая техническая поддержка пользователей

🔵 Результаты реализации проекта для компании заказчика

Устранены функциональные разрывы

После проведения работ по моделированию было выявлено и устранено более двадцати функциональных разрывов различной степени сложности для того, чтобы новая система отвечала всем пожеланиям и потребностям заказчика. В частности, была разработана и настроена система связи основного классификатора номенклатуры со множеством дополнительных разрезов учёта номенклатуры.

Внедрены новые процессы

Были внедрены новые процессы, которые позволили организовать работу так, что она стала более эффективной и корректной. Повысилась скорость работы сотрудников, которые теперь работают с более качественным справочником. Повысилось качество данных в системе и как следствие повысилось и качество учёта и отчётности. Упростилось формирование документов. Появилась панель эксперта по НСИ для контроля ввода. Сформировалась централизованная система ввода данных, из которой в дальнейшем данные раздаются по всем базам и системам холдинга.

Упорядочивание справочников

Нормализованные справочники номенклатуры и контрагентов стали значительно более упорядоченными и пригодными для работы. Использование единого окна ввода данных через 1С:MDM позволило поддерживать данные в справочниках на высоких уровне и раздавать правильные корректные сведения из справочников в остальные базы и системы компании.

🔵 Выводы

После наведения порядка в номенклатуре и контрагентах, внедрения системы контроля ввода данных и проверки корректности экспертом НСИ перед их появлением в базе данных, компания получила несколько преимуществ:

• Теперь компания может быстро и точно находить нужные номенклатуры и контрагентов в справочниках. Проверка корректности данных экспертом помогает избежать ошибок и неточностей.
• Повысилась точность данных, что в свою очередь может улучшить качество принимаемых решений и позволить компании лучше планировать свою деятельность.
• Автоматизация некоторых процессов ввода данных позволяет уменьшить вероятность ошибок, которые могут привести к дополнительным расходам.
• Наведение порядка в номенклатуре и контрагентах позволяет компании иметь более структурированную и организованную базу данных. Это облегчает поиск и доступ к необходимой информации, а также упрощает анализ данных и принятие решений на их основе.
• Повысилась эффективность работы, точность и качество данных, снизились затраты и улучшилось управление данными и клиентским опытом.

В итоге 1С:MDM позволяет значительно улучшить качество данных не только в изначальной системе из которой они были получены, но и во всех система, в которые 1С: MDM раздаёт качественную информацию.