Как крупный EPC-подрядчик получил полный контроль над деньгами и бюджетами

⌚ Время чтения: ~ 6 минут

Краткое описание проекта:

Проект был реализован для крупного EPC-подрядчика в нефтегазохимической отрасли – “ГК Интернешнл”, который управляет сложными инженерными проектами полного цикла. От проектирования и поставок до строительства и пусконаладки объектов.

В условиях большого количества параллельных проектов и распределённой финансовой ответственности компания столкнулась с необходимостью повысить прозрачность денежных потоков, усилить контроль бюджетов и исключить ручные операции в казначействе.

В рамках проекта была внедрена и адаптирована система 1С:БИТ.Финанс + 1С:Бухгалтерия для автоматизации казначейства, бюджетирования БДДС и контроля лимитов. Были выстроены единые процессы согласования заявок на оплату, реализовано план-фактное бюджетирование с гибкой аналитикой, а также автоматический контроль расходов относительно утверждённых лимитов.

Система запущена в опытно-промышленную эксплуатацию, обучены пользователи и обеспечено сопровождение, что позволило перевести финансовое управление в прозрачный, управляемый и контролируемый цифровой контур.

Подробное описание проекта

Когда в проект подключился EPC-подрядчик в нефтегазохимической отрасли “ГК Интернешнл” задача на старте выглядела вполне типичной для крупного инжинирингового бизнеса, но быстро стало ясно, что внутри компании финансовые процессы росли быстрее, чем инструменты их управления.

Компания строит и запускает сложные объекты «под ключ» — от проектирования и поставок до строительства и пусконаладки. В такой модели одновременно живут десятки проектов, каждый со своим бюджетом, графиком оплат и центрами ответственности. И чем больше становился масштаб, тем сильнее ощущалась главная проблема: деньги есть, проекты есть, но управляемость потоков и прозрачность принятия решений начинают «размываться».

Как выглядела ситуация до старта

Казначейство и бюджетирование существовали, но скорее как набор разрозненных практик. Заявки на оплату согласовывались через цепочки писем и разных маршрутов, бюджеты жили в отдельных формах, а контроль лимитов часто происходил постфактум.

Формально всё работало. Но по факту:

• казначей не всегда видел полную картину обязательств;
• бюджеты и фактические платежи расходились по данным;
• контроль лимитов требовал ручных проверок;
• согласование платежей зависело от человеческого фактора и скорости реакции участников.

В какой-то момент стало очевидно: дальше масштабироваться без единой цифровой финансовой логики — рискованно.

Единая система казначейства и БДДС в 1С:БИТ.Финанс + 1С:Бухгалтерия

Проект начался с цели, которая звучит просто, но на практике требует глубокой перестройки процессов: собрать казначейство, бюджетирование и контроль лимитов в единую управляемую систему.

Основой стала конфигурация 1С:БИТ.Финанс + 1С:Бухгалтерия, на базе которой были выстроены три взаимосвязанных контура: казначейство, БДДС и контроль лимитов.

Перестройка казначейства: от писем к управляемым процессам

Первым шагом стало создание единого центра финансовых операций.

Вместо множества форм и каналов появился единый документ — «Заявка на расходование денежных средств (ЗРДС)». Он сразу стал «точкой входа» для всех платежей.

Каждая заявка теперь:

• автоматически привязана к бюджету, ЦФО, проекту и договору;
• проверяется на остатки и лимиты ещё на этапе создания;
• не может быть проведена «в обход» системы.

Параллельно было внедрено «Рабочее место визирования» — единый экран, где проходят все согласования. Это убрало хаос из переписок и сделало процесс прозрачным: видно, где зависла заявка и кто за неё отвечает.

Для казначея появилось отдельное рабочее место:

• он видит остатки по счетам и кассе;
• учитывает не только фактические, но и будущие платежи;
• может гибко управлять оплатами: переносить даты, дробить суммы, формировать групповые платежи.

Отдельным важным элементом стала схема визирования: маршрут от инициатора до финального утверждения, включая возможность согласования с замечаниями, где автоматически создаются задачи для доработки.

После утверждения заявок банковские документы формируются буквально в несколько кликов.

Бюджетирование БДДС и единая модель планирования

Следующий шаг — привести в порядок саму логику планирования денежных потоков.

Фактически бюджетирование было собрано заново.

Были созданы справочники:

• статьи БДДС (доходы, расходы, движение ДС с иерархией);
• центры финансовой ответственности;
• проекты компании (включая внутренние);
• дополнительные аналитики для детализации затрат.

Далее появилась «Настройка формы ввода бюджета» — инструмент, который задаёт правила игры: где данные вводятся вручную, где подставляются автоматически, какие поля обязательны.

На её основе была реализована «Форма ввода бюджета» — удобный интерфейс планирования по ЦФО, проектам и периодам (месяц/год), с возможностью:

• копирования сценариев;
• загрузки данных из Excel;
• быстрого моделирования вариантов бюджета.

Отдельно был создан ключевой управленческий отчёт — «План-фактный анализ БДДС», который позволяет смотреть отклонения не только по статьям, но и по любым аналитическим разрезам.

Контроль лимитов или финансовый «предохранитель»

Самый чувствительный блок — контроль бюджета в момент принятия решений о расходах.

Был внедрён механизм «контрольных значений»: плановые показатели бюджета автоматически превращаются в лимиты для оплаты.

Система начала работать не постфактум, а в момент создания заявки:

• если лимит не превышен — заявка проходит;
• если превышен — либо блокируется, либо уходит в отдельный сценарий согласования «сверх бюджета».

Появилась гибкость: допустимые отклонения (например, ±5%) можно задавать по статьям и сценариям.

Запуск в живую эксплуатацию

После настройки системы начался самый важный этап — опытно-промышленная эксплуатация.

Это уже не тестовая среда, а реальные деньги, реальные проекты и реальные сроки.

Команда:

• запустила систему по утверждённому плану;
• сопровождала пользователей в ежедневной работе;
• проводила обучение казначеев, финансистов и руководителей;
• подготовила подробные инструкции по всем процессам;
• оперативно донастраивала систему по результатам обратной связи.

Фактически система «обжилась» внутри компании уже в процессе работы.

Что изменилось

После внедрения финансовая модель компании стала другой не только технически, но и организационно.

Казначейство стало прозрачным и управляемым:

• все платежи проходят через единую систему;
• история согласований полностью прозрачна;
• исключены неформализованные «серые» оплаты;
• казначей видит реальную картину ликвидности с учётом будущих обязательств.

Бюджетирование стало единым процессом:

• план и факт связаны автоматически;
• доступны сценарии планирования;
• руководители видят исполнение по своим ЦФО и проектам без ручных запросов.

Контроль лимитов стал автоматическим:

• система сама блокирует перерасход;
• есть управляемые сценарии согласования исключений;
• снижены риски кассовых разрывов.

Система реально работает в эксплуатации:

• пользователи обучены;
• процессы формализованы;
• документация внедрена;
• ручных ошибок стало существенно меньше, а скорость платежей – выше.

Вам нужна консультация или помощь?
Задайте свой вопрос или просто введите телефон и мы перезвоним!

.