⌚ Время чтения: ~ 8 минут
Краткое описание проекта:
Заказчиком проекта стала компания, занимающаяся метллобработкой и изготовлением металлических конструкций, а также выполнением проектов оснащения металлоконструкциями “под ключ”. По соглашению NDA мы не можем сообщить название компании-заказчика. Зато можем подробно рассказать о проделанной работе.
Деятельность компании масштабировалась, количествово крупных сетевых гипермаркетов среди закзачиков возрастало (Ашан, Метро, Верный, Магнит), а вместе с этим и количество ошибок увеличивалось. Это приводило к ухушению качества продукции и невозможности конкурировать на рынке. Нужно было найти решение и мы предложили внедрить в работу компании продукт 1С:ERP.
Подробное описание проекта
Деятельность и специализация Компании-заказчика
Организация работает на оптовом и розничном рынке в сфере металлоконструкций более 10 лет:
- осуществляет услуги по монтажу металлоконструкций и выполняет проекты оснащения под ключ
- производит и реализует металлические и каркасно-тентовые конструкции для оптового и розничного рынка
Принципиальная проблематика проекта
Деятельность компании масштабировалась, количествово крупных сетевых гипермаркетов возрастало (Ашан, Метро, Верный, Магнит), вместе с этим и количество ошибок увеличивалось. Сроки сдачи готовых заказов не соблюдаются, монтажи выполняются не в полном объеме, лояльность постоянных клиентов снижается, а повторные обращения не происходят. Помимо этого, стоимость готовой продукции стала не выдерживать конкуренции и не соответствовать уровню рынка, а качество при этом стало посредственным.
Руководитель компании полагал, что такая ситуация наблюдается из-за разного рода недоработок как со стороны рабочих производства, так и со стороны руководителей проектов. Более того, были несовершенны методики расчёта себестоимости и способы взаимодействия между сотрудниками компании.
Вам нужна консультация или помощь?
Задайте свой вопрос или просто введите телефон и мы перезвоним!
Поставленные задачи
Заказчик обратился в компанию «ЕВ Групп» с просьбой провести обследование бизнес-процессов и предложить способы по их улучшению. Были обозначены следующие задачи:
- Улучшить работу производственных цехов
- Сделать механизм точного расчёта стоимости полуфабрикатов и готовой продукции
- Правильно вести складской учет
- Организовать закупки
- Разработать механизм расчёта доставок
- Корректно распределять работу между слесарями цеха
- Выполнить внедрение единой системы учета, которая позволяет контролировать все заказы и данные по ним (как финансовые, так и технические)
Выявленные проблемы в компании заказчика
В ходе обследования нами были выявлены проблемы:
- Каждый руководитель проекта применял свой уникальный подход и использовал разные инструменты для работы и проектирования (не было четкого регламента работы).
- Отсутствие унифицированных чертежей и эскизов вело к неоднозначности производственного задания для мастеров.
- Отсутствие утвержденной технологической карты приводило к тому, что мастер цеха самостоятельно планировал производственный процесс, что при высокой нагрузке становилось причиной множества ошибок и проблем.
- Процесс планирования производства фактически отсутствовал, и вся система работы основывалась на личном видении мастера производства. Это приводило к значительным погрешностям в формировании заказов и, что наиболее критично, к невозможности соблюдения сроков производства и оптимальной загрузки сотрудников.
Почему нужно было внедрять ERP
В результате обследования было принято решение о внедрении системы 1С: ERP. Это было обусловлено следующими факторами:
1. Повышение уровня автоматизации: Большинство операций, выполняемых сотрудниками для отражения рабочих процессов, можно автоматизировать, с помощью типового функционала конфигурации, что позволит существенно сократить количество ошибок при обновлении.
2. Улучшение взаимодействия между подразделениями: Разные подразделения компании могут работать на одной платформе для обмена данными, что позволит значительно упростить взаимодействие между отделами и ускорить принятие решений.
3. Адаптация к требованиям клиентов: С развитием бизнеса и разнообразием запросов клиентов компании становится необходимо эффективно управлять производственными мощностями и логистикой. ERP-система поможет обеспечить гибкость и скорость реакции на изменения в требованиях клиентов, что является критически важным в конкурентной среде.
4. Контроль за производственными процессами: Внедрение системы производственного учета станет ключевым аспектом проекта, обеспечив детализированный учет всех этапов производственного цикла, от закупки сырья до отгрузки готовой продукции. Это позволит более точно планировать производство, управлять запасами и избегать простоя.
Внедрение 1С: ERP для оптимизации бизнес-процессов
Были выделены основные задачи, которые необходимо выполнить при реализации проекта внедрения 1С: ERP:
1. Планирование внедрения ERP-системы:
- Разработка поэтапного плана внедрения, который включает основные этапы, сроки выполнения и ответственных исполнителей.
- Определение бюджета проекта, включая все сметы на программное обеспечение, оборудование и обучение персонала.
2. Анализ текущих бизнес-процессов:
- Проведение детального анализа существующих процессов в компании для выявления узких мест и неэффективных процедур.
- Определение требований и ожиданий от новой системы со стороны всех заинтересованных сторон – от руководства до рядовых сотрудников.
3. Определение функциональных требований к 1С: ERP:
- Формирование списка необходимых функций, таких как управление запасами, бухгалтерский учет, CRM, планирование производства и других блоков, которые повлияют на эффективность работы компании.
- Согласование функциональных требований с владельцами бизнес-процессов.
4. Подготовка инфраструктуры:
- Оценка текущей ИТ-инфраструктуры и ее подготовка для корректной работы ERP-системы.
- Обеспечение необходимого оборудования, каналов связи и защиты данных.
5. Описание Спецификаций на разработку и разработка:
- Описание документов Спецификации на разработку, которые включают в себя Техническое задание для разработчика и детальное описание доработок для владельцев бизнес-процессов.
- Разработка функционала по документам Спецификации на разработку.
6. Миграция данных:
- Планирование и выполнение процедуры переноса существующих данных в новую систему.
- Обеспечение целостности и безопасности данных во время миграции. Настройка обмена данными с действующей конфигурацией 1С: Бухгалтерия для переноса существующих данных.
7. Тестирование системы:
- Проведение комплексного тестирования новой системы, включая функциональное тестирование, тестирование производительности и пользовательское тестирование.
- Исправление выявленных ошибок и недочетов до запуска системы в эксплуатацию.
8. Обучение сотрудников:
- Разработка и внедрение программы обучения для сотрудников, чтобы они могли эффективно работать с новой системой.
- Проведение тренингов и семинаров, как для конечных пользователей, так и для ИТ-специалистов.
9. Запуск системы и техническая поддержка:
- Осуществление финального запуска системы в эксплуатацию и мониторинг ее работы в первый месяц.
- Организация технической поддержки для пользователей, чтобы оперативно решать возникающие проблемы.
10. Оценка эффективности внедрения:
- После внедрения системы провести анализ ее эффективности в сравнении с предыдущими бизнес-процессами.
- Оценка экономического эффекта от внедрения 1С: ERP, включая снижение затрат и повышение производительности.
Работа над каждым из этих этапов позволит обеспечить успешное внедрение ERP-системы и достичь поставленных целей по оптимизации бизнес-процессов, улучшению взаимодействия между подразделениями и повышению общей эффективности компании.
Этапы внедрения 1С: ERP: анализ, стратегия, обучение и запуск системы
1. Начало проекта и анализ текущих процессов.
Проект начался с обследования всех существующих бизнес-процессов. Команда специалистов компании «ЕВ Групп» провела интервью с ключевыми сотрудниками, чтобы выявить узкие места и недочёты.
Было обнаружено:
– Отсутствие инструмента распределения заработной платы на себестоимость единицы продукции. Сложность в распределении косвенных издержек.
– Отсутствие планирования рабочего времени производственных сотрудников.
– Сложность в оценке реальной стоимости материала (изделие состоит из разных позиций).
2. Разработка дорожной карты по внедрению проекта
На основе собранной информации была разработана детальная дорожная карта по внедрению проекта, охватывающая следующие аспекты:
- Автоматизация работы менеджеров посредством ведения Заказов клиентов, закупки и производства под конкретные Заказы в среде ERP.
- Управление производственными процессами: настройка раздела для планирования и учёта производственных мощностей. Это обеспечит прозрачность всех этапов – от получения материалов до монтажа, что значительно снизит простои и повысит эффективность.
- Контроль качества продукции: внедрение раздела для контроля качества на каждом этапе производства. Были разработаны стандарты и тестовые процедуры, что позволит минимизировать процент бракованных изделий и увеличить удовлетворенность клиентов.
- Финансовая отчетность: реализация раздела финансового учёта и аналитики. Теперь все данные о доходах, расходах и запасах доступны в режиме реального времени, что позволит принимать обоснованные решения и быстро реагировать на изменения рынка.
3. Обучение персонала
Ключевым этапом стала подготовка и обучение сотрудников. Для этого были организованы семинары и практические занятия, которые позволили команде освоить новые инструменты при работе с системой 1С: ERP. Дополнительно были описаны пользовательские инструкции для закрепления знаний обученных сотрудников и прибывших.
4. Запуск системы и оптимизация
После завершения всех подготовительных работ состоялся запуск системы 1С: ERP. На этом этапе внимание было уделено тестированию, отладке всех процессов и выполнению первичных операций. Постоянный мониторинг производительности системы и обратная связь от пользователей позволили оперативно вносить коррективы и оптимизировать процессы.
Особенности внедрения основных блоков
Блок Производство – было выявлено требование в постановке детального учета производства в компании. Требовалось настроить расчет себестоимости так, чтобы в нее входили все расходы и, как следствие, начать правильно анализировать конечную цену для продажи.
Стадии цикла Производства:
1. Закупка материальных ресурсов
2. Передача материальных ресурсов в производство и Формирование Заказов на производство:
3. Формирование этапов производства
4. Выпуск готовой продукции и передача продукции на склад
5. Расчет себестоимости произведенной продукции (работ, услуг). Фактическая себестоимость выпущенной готовой продукции определяется как результат учета затрат на производство продукции, которая передана на склад и принята к учету.
Процесс производства всегда начинается с Заказа клиента, все производственные операции выполняются в зависимости от потребности клиента.
На моменте расчета стоимости итоговой детали формируется Ресурсная спецификация, посредством которой собираются все материальные и трудовые затраты.
Параллельно, Руководитель проекта формирует эскиз изделия и согласовывает его с клиентом. При этом, консультируется с мастером на предмет возможности реализации соответствующего оборудования. В случае отсутствия возможности произвести полуфабрикат, компания обращается в стороннюю организацию для приобретения соответствующей детали. После консультации с мастером отрисовывается деталлировка и формируется итоговое Техническое задание для цеха (вся информация заносится в Ресурсную спецификацию).
Скриншоты новой системы
Ресурсная спецификация формируется по каждой выпускаемой на предприятии продукции. В спецификации регистрируются данные о материале и сырье, объеме трудозатрат, необходимых для выпуска партии продукции, а также данные о составе этапов процесса производства. На отдельной вкладке отражается перечень готовой продукции и возвратных отходов.
Далее, на основании ранее созданного Заказа клиента, формируется Заказ на производство с выпускаемой продукцией и детально проработанной Ресурсной спецификацией.
Заказы на производство формируются с обособлением и также поступаются материалы с обособлением под Заказ клиента.
После формирования Заказа на производство мастера цеха формируют физические задачи для сотрудников цеха. При физическом выполнении задачи сотрудник отчитывается мастеру цеха о завершении работы и мастер цеха в системе 1С: ERP формирует производственные этапы посредством типовой обработки «Управление очередью заказов». Формируются этапы и далее процесс переходит в рабочее место «
При завершении сборочных работ в этапе производства мастер цеха на закладке «Обеспечение» для материалов выбирает действие «Отгрузить» и указывается статус «Начат». Далее, необходимо выполнить «Передачу материалов в производство».
Далее, выбирается статус «Завершен» и необходимо сформировать «Передачу выпущенной продукции». То есть, выпускаются полуфабрикаты, которые будут использоваться для следующего производственного этапа.
По завершении всех производственных операций, готовая продукция выпускается на указанный склад, перемещается на склад отгрузки. На основании Заказа клиента менеджеры отгружают готовую продукцию документом Реализация товаров и услуг.
Далее, данные передаются сотрудникам монтажной службы, которые отправляются на установку готовой продукции.
Производственный учет имеет особое значение, так как его целью является контроль затрат на всех стадиях производства, что, в свою очередь, позволяет управлять себестоимостью продукции. Низкая себестоимость продукции обеспечивает бесспорное конкурентное преимущество предприятия.
Расчет себестоимости готовой продукции в 1С: ERP выполняется в рамках процедуры закрытия месяца. Предлагается два варианта расчета себестоимости – «Предварительный расчет» или «Окончательный расчет». Визуализация результатов расчетов себестоимости представлена в отчетах по себестоимости, затратам, движениям партий внутри производства.
В 1С: ERP принята следующая классификация расходов, в соответствии с которой расходы предприятия разделены на две большие части, различающиеся способом их отнесения на себестоимость продукции:
- номенклатурные затраты (прямые расходы производственной деятельности с количественным измерением);
- постатейные расходы (прямые и косвенные расходы в суммовом выражении).
Все необходимые настройки выполняются в справочнике «Статьи расходов».
Было принято решение, что все дополнительные расходы необходимо распределять по производственным подразделениям, которые, в свою очередь, увеличат себестоимость выпускаемой продукции в соответствии с настройками.
Таким образом, после закрытия месяца, руководство использует наиболее удобный отчет «Анализ себестоимости выпущенной продукции по организации».
Положительный эффект от внедрения ERP
Спустя несколько месяцев после начала эксплуатации системы 1С: ERP мы видим значительные улучшения:
- Сокращение времени на обработку заказов
- Возможность сразу выполнять множество заказов одновременно
- Увеличение прозрачности производственных процессов
- Лучшая координация между отделами
- Снижение доли бракованных изделий
- Улучшение финансовой стабильности благодаря оперативному учёту и анализу данных
- Возможность эффективно конкурировать, предлагая адекватную стоимость изделия
Заключение и вывод
Рассматриваемый проект наглядно демонстрирует, что расходы на внедрение дорогостоящей системы 1С: ERP полностью себя оправдывают и приводят к росту прибыли компании.
Производство металлоконструкций – это высококонкурентный рынок. Особенно, если речь идёт про сборные металлоконструкции, для производства которых нужно специализированное оборудование и квалифицированные сотрудники. Поэтому, получить значительное конкурентное преимущество можно только посредством оптимизации собственной работы.
В конечном итоге, для того чтобы компания пользовалась большим спросом среди клиентов как крупных сетей, так и физических лиц, нужно предоставить меньшую цену при неизменном качестве и правильном системном подходе. На примере работы с Заказчиком мы наблюдаем, что это возможно только при работе с системой, позволяющей управлять производством и сопутствующими операциями. В рассматриваемом случае такой системой является 1С: ERP.
Оптимизация внутренних бизнес-процессов, настройка логистической цепочки по доставке материала, ведение склада и планирование производства, позволили Заказчику не просто улучшить работу компании, но и дали возможность получать более интересные, с финансовой точки зрения, заказы.
Таким образом, система 1С: ERP прекрасно подходит для автоматизации ведения производства металлических конструкций, а внедрение позволяет рассчитывать на рост бизнеса даже в условиях высокой конкуренции и неблагоприятных условий рынка.
.