Как просто внедрить 1С: КЭДО? Подготовка к проекту

1С: КЭДО – это информационная система, предназначенная для автоматизации процесса обмена электронными документами между компаниями и сотрудниками. Но чаще, когда речь заходит про эту систему, на ум приходит сервис 1С: Кабинет сотрудника и работа с кадрами. Собственно, аббревиатура это и означает – Кадровый Электронный ДокументоОборот.

КЭДО позволяет ускорить процессы обработки документов, увеличить их защищенность и надежность, а также сократить затраты на бумажную документацию и эксплуатацию офисной техники.

Внедрить эту систему на самом деле не так просто, как хотелось бы. По крайней мере, если нет достаточного опыта. Мы хотим поделиться с вами знаниями и навыками, которые получили при реализации проектов по внедрению. В этой статье речь пойдёт про алгоритм интеграции системы в работу вашей компании. Технические аспекты вопроса мы разберем в отдельном материале, поэтому следите за публикациями на сайте. Здесь мы распишем только правильную подготовку IT-базы к внедрению. Кроме того, любые вопросы вы можете задать нашему специалисту.

Вам нужна консультация или помощь?
Задайте свой вопрос или просто введите телефон и мы перезвоним!
Обратная связь

Итак, предположим, что вы хотите организовать работу с 1С: КЭДО. С чего нужно начать?

Давайте выделим два больших этапа. Методическая подготовка и техническая подготовка.

Первый этап. Методическая подготовка

1. Первым делом нужен приказ о внедрении КЭДО и его введении на предприятии. Обычно он делается в свободной форме. В Приказе о введении КЭДО указываются информационная система, на базе которой будет происходить ведения электронного документооборота. Такой системой может быть 1С: ЗУП или прочие системы, в которых работает сервис. Система работает в программах 1С: Зарплата и управление персоналом (ПРОФ, КОРП), 1С: Зарплата и кадры государственного учреждения (ПРОФ, КОРП), 1С: Управление предприятием 2 и в 1С: Комплексная автоматизация 2.

2. В этом приказе уточняются порядок доступа к информационной системе и способ работы с ней сотрудников, а также сроки выполнения доработок и запуска системы. Могут быть обозначены какие-то специфические моменты, характерные для конкретного предприятия.

3. Разрабатывается положение о КЭДО, которое становится частью приказа о введении системы на предприятии. Это положение содержит все основные пункты о функционировании, порядке использования и точном варианте взаимодействия всех сотрудников и руководителей посредством системы. Положение утверждается приказом и может дорабатываться в дальнейшем.

4. Разрабатывается инструкция для работников и проводится инструктаж. При этом важно помнить, что согласно законодательству работник имеет право отказаться от использования КЭДО.

В случае отказа работника работодатель не вправе применять в отношении него КЭДО. Кадровые документы несогласных работников нужно продолжать вести в бумажном виде. Однако работник вправе передумать и впоследствии согласиться на переход на КЭДО.

5. Дальше следует внести изменения в Положение о защите персональных данных компании и прописать все те моменты, которые будут участвовать в КЭДО. Дальше переходим к аудиту.

Второй этап. Техническая подготовка

Техническая подготовка тут напоминает начало внедрение аналогичных систем от 1С. Вероятно, что вам уже знаком этот путь, поскольку кабинет сотрудника не работает без обозначенных выше программ. Мы рекомендуем обратиться к аудитору и провести оценку существующих процессов компании. Наши специалисты могут помочь при решении этой задачи.

Первым делом проводится аудит данных в системе. Фиксируются корректные остатки отпусков, штатное расписание, человек, который будет согласовывать заявки сотрудников, наличие актуальных электронных подписей работодателя, подключенных к системе 1С:ЗУП (или другой, с которой вы работаете). Делается атлас существующих сведений в произвольной форме. Дальше анализируется существующая структура и при необходимости адаптируются бизнес-процессы.

Важный момент. Необходимо помнить про электронную подпись. Это необходимая часть. Для подписания электронных документов работодателю необходимо использовать усиленную квалифицированную электронную подпись. Также возможно использование усиленной неквалифицированной электронной подписи, однако по ней есть ограничения, например нельзя подписывать трудовые договора и аналогичные документы.

Сотрудник получает простой вариант подписи в приложении “1С:Кабинет сотрудника” бесплатно. Подпись хранится в личном кабинете сотрудника.

Дальше мы используем существующие данные для адаптации работы системы КЭДО. Есть ещё один важный момент – вносить изменения в КЭДО мы не имеем права.

Советуем ознакомиться с нашим сравнением локальной и облачной версий 1С: КЭДО. Это упростит вам выбор подходящей системы.