Как перейти с самописной системы на 1С: ЗУП? Положительный опыт в “ОТР 2000”

⌚ Время чтения: ~ 2 минуты

Краткое описание проекта: Выполнен переход с самописной системы на 1С: ЗУП в компании “ОТР 2000” и сопутствующие работы. Компания ОТР входит в число крупнейших IT-компаний и специфика заключается в наличии множества бизнес-процессов, которые следует адаптировать для новой внедряемой системы. Ситуация осложняется изначальным использованием самописной системы, что подразумевает отсутствие стандартизованных механизмов перехода и требует тщательного изучения имеющейся программы. При этом следовало оптимизировать работу сразу семи юридических лиц в рамках одного агрегатора.

Подробное описание проекта

🔵 Описание компании заказчика

Компании группы ГК ОТР реализуют масштабные социально-значимые ИТ-проекты, применяя разнообразный стек технологий, передовые разработки в области R&D, собственные сертифицированные ИТ-продукты, обращая внимание на индивидуальные требования заказчика. Бизнес-юниты ГК отр эффективно решают самые сложные задачи заказчиков. Разработка заказного программного обеспечения и создание специализированных ИТ-продуктов.

🔵 Задачи и проблемы проекта

Кадровый учёт вёлся больше 10 лет в самописной системе

• Больше десяти лет весь кадровый учёт вёлся только в самописной системе автоматизации на базе нестандартного программного движка. Поскольку использование стандартных продуктов проще и позволяет безболезненно масштабировать бизнес. Потребовалось выполнить полный анализ существующей системы для того, чтобы понять, как сохранить имеющиеся значимые данные и успешно перенести их в новую систему. В результате выполнена миграция всех документов кадрового учета за последние 10 лет в систему 1С ЗУП КОРП.

Процессы не подразумевали стандартизации и это плохо

• Многие процессы в компании не имели никакой стандартизации. Например, общение с “кадрами” могло осуществляться по звонку кадровику или с помощью служебных записок. Были и прочие примеры. Для того, чтобы перевести работу на новый уровень и позволить автоматизированной системе работать с данными, требовалось стандартизировать эти данные. Проще всего для стандартизации данных стандартизировать их сбор и обработку. Была проведена стандартизация всех кадровых процессов в компаниях, входящих в интегратор.

Перенести старые данные было очень сложно

• Когда получился “скелет” новой базы данных, куда будут стекаться все новые данные из отдела кадров и смежных подразделений, нужно было перенести старые данные из самописной системы с отличающейся структурой базы данных в новую базу данных, которая уже взаимодействовала с “Зарплатой и управлением”. В результате была выполнена загрузка данных в единую базу данных 1С ЗУП КОРП и восстановление процессов кадрового учета уже на новой системе.

Проблема интеграции 1С и Турбо-Бухгалтера

• В компании-интеграторе использовалась система Турбо бухгалтер. Она применялась вместо 1С Бухгалтерии и цели переходить на новую систему тут не было. Но следовало настроить взаимодействие Турбо бухгалтера и программы 1С ЗУП КОРП. Полноценного стандартного механизма интеграции не существует. Поэтому, была разработана интеграция с системой Турбо бухгалтер с помощью новых написанных механизмов.

Каждое подразделение работало с собственными стандартами документов

• Во всех компаниях, работающих в интеграторе, документы, их набор и формы отличались. Было бы очень сложно адаптировать сбор данных для автоматизации процессов кадрового производства. Поэтому, потребовалось сначала стандартизировать все печатные формы, а потом создать их макеты в 1С ЗУП КОРП. Проведена автоматизация создания всех печатных форм и доработка выходных печатных форм. Формы печатались одной кнопкой.

До начала работы не было единого подхода в подразделениях

• Доработаны механизмы ведения штатного расписания, планирования отпусков, уведомления и согласования отклонений. Это потребовалось для создания единого подхода к работе в новой системе на базе 1С ЗУП.

🔵 Способы решения

Поскольку условия задачи были сформулированы заказчиком (а именно – переход с самописной системы на доработанную версию 1С ЗУП КОРП), нам, как исполнителям, оставалось только проработать методологию выполнения. Задача эта довольно стандартная, но сильно сказывалось то, что мы работаем с компанией-интегратором и изначально работа шла с самописной системой, которая не соответствует никаким стандартам.

Пошаговый алгоритм действий

Нами была создана рабочая группа из аналитиков по 1С ЗУП и специалистов-разработчиков. Была разработана стратегия перехода, которая подразумевала:

• Сбор имеющейся информации и её систематизация
• Разработка архитектуры новой интегрированной базы
• Разработка методики переноса данных из старой базы данных в новую с прицелом на работу с 1С ЗУП в будущем
• Проработка печатных форм и бизнес-процессов с заказчиком
• Непосредственное написание кода
• Доработка программного продукта 1С ЗУП и внедрение новых печатных форм
• Сдача готового проекта и последующая техническая поддержка

🔵 Результаты реализации проекта для компании заказчика

Под конкретные нужды доработана стандартная система 1С

В результате реализации проекта удалось решить все поставленные изначально задачи. Мы смогли в кратчайшие сроки адаптировать все старые системы для будущего перехода, перенести все данные в новую систему автоматизации 1С ЗУП, доработать новую стандартную систему под нужды заказчика и начать работу в новой системе.

Сформирована новая система автоматизации работы с кадрами на базе 1С:ЗУП

Заказчик получил полноценную современную адаптированную под конкретные задачи систему, которая может быть обновлена по факту выхода новых конфигураций и решает все проблемы, связанные с упорядочиванием работы в кадровом документообороте.

Корректность и отсутствие ошибок

Автоматизация позволила исключить типичные ошибки, которые обычно появляются из-за влияния человеческого фактора.

Экономический эффект

Трудозатраты на рутинные операции сократились практически в два раза. Удалось высвободить свободное время, повысить эффективность и следовательно – снизить расходы компании.

Исчезли ошибки в кадровом учете, начисление зарплаты, больничных, отпускных корректно формируются и не требует дополнительного времени на поиск ошибок. Любое изменение законодательства учитывается в обновлении, это удобно, особенно, когда появляются непредусмотренные оплачиваемые выходные. Значительно уменьшилось время по сдаче квартальной отчетности. Формирование расчетных листков по сотруднику теперь занимает минимальное время.

🔵 Выводы

Несмотря на то, что такие, казалось бы, стандартные операции должны легко работать в системе “прямо из коробки” это совсем не так. На практике стоковая 1С не способна решать описанные задачи. Тем более задача усложняется, если речь идёт о нестандартных ситуациях, как было в нашем случае и о переносе данных из устаревшей системы.

В остальном, программный продукт 1С: Зарплата и управление персоналом в конфигурации КОРП отлично подходит для работы с кадровыми процессами в компании из IT-сектора, в том числе и для компаний-агрегаторов. Может быть выполнен переход с любой самописной системы на полноценную современную систему автоматизации от компании 1С без потери данных и с возможностью организовать работу сразу нескольких юридических лиц под одним агрегатором. Сама система 1С ЗУП может быть доработана под конкретные требования. При изучении кейса особое внимание обратите на описание способов решения задачи и экономический эффект от внедрения.