Как мы автоматизировали начисление зарплат в компании БУМБИТ, используя 1С:ЗУП?

Многопрофильная группа ИТ-компаний Бумбит, лидер российской отрасли информационных технологий и партнер более двухсот пятидесяти мировых производителей оборудования и программных решений. Компании группы предоставляют полный комплекс ИТ-услуг, который расширяется за счет освоения передовых и востребованных технологий.

Основная проблема, которая существовала в компании – это сложности с начислением заработной платы. Расчётный отдел не мог правильно высчитывать коэффициенты и бонусы по той причине, что у компании большое количество распределённых филиалов и сотрудники совмещают работу сразу во всех этих филиалах.

Количество сотрудников в компании – больше 6000 сотрудников

Количество юридических лиц – не менее 50 на момент выполнения проекта

Количество филиалов – больше 90 в разных регионах

Проблемы можно объединить в группы:

1. Сложности с учетом рабочего времени:

• Филиалы компании находились в разных часовых поясах. Учет рабочего времени сотрудников в разных часовых поясах требует сложных расчетов и может приводить к ошибкам. Но всё считалось по старинке и, несмотря на то, что Бумбит – это современная ИТ-компания, начисления содержали ошибки.
• Среди сотрудников было много удалёнщиков. Контроль рабочего времени удаленных сотрудников представляет собой сложную задачу, требующую специальных систем и процедур. На это накладывались сложности с различными часовыми поясами и всё сводилось к некорректным расчётам. При этом многие работники использовали гибкий график. Это сложно консолидировать со стандартным рабочим днём.

2. Разнообразие условий оплаты труда:

• Очевидная проблема- заработная плата может варьироваться в зависимости от филиала, специализации сотрудника и его опыта работы. Системы премирования и бонусов могут отличаться в разных филиалах, что усложняет расчет зарплаты.
• Учет зарплаты фрилансеров и внешних подрядчиков требует специальных процедур и документации. На ИТ-рынке фрилансеров очень много и это обычная практика.

Как мы работали над проектом

Традиционно компания ЕВ Групп использует систему работы над проектами водопад. Фактически это означает, что мы рассматриваем проект от этапа к этапу и начинаем следующий этап после завершения предыдущего.

На первом этапе было проведено приведение к единому стандарту ключевых бизнес-процессов кадрового учета и расчета заработной платы по группе компаний. были унифицированы ключевые процессы, связанные с управлением персоналом и начислением зарплат. Это значительное достижение, поскольку в больших структурах часто наблюдается разнобой в методах работы разных подразделений. Унификация принесла ряд положительных изменений.

Затем была выполнена интеграция целевой системы 1С:ЗУП в единый интеграционный контур по группе компаний. Это означает, что система 1С:ЗУП, предназначенная для расчета заработной платы и управления персоналом, теперь не работает изолированно, а объединена с другими информационными системами группы компаний Бумбит. На этом этапе потребовалось участие наших разработчиков.

Благодаря участию разработчиков ЕВ Групп были доработаны механизмы ведения штатного расписания, планирования отпусков, уведомления и согласования отклонений. Доработки системы управления персоналом улучшили процессы ведения штатного расписания, планирования отпусков и обработки отклонений. Теперь проще вносить изменения в штатное расписание, планировать отпуска, и система автоматически уведомляет ответственных лиц о любых несоответствиях и отклонениях, позволяя оперативно их согласовывать. В итоге, повысилась эффективность работы кадровой службы, точность данных и снизился риск ошибок.

На заключительном этапе были доработаны отчетные формы и формы первичных документов. Это позволило работать всей компании по единому стандарту.

Результаты реализации проекта

• Перевод кадрового учета и расчета заработной платы на 1С: ЗУП
• Приведение к единому стандарту ключевых бизнес-процессов кадрового учета и расчета заработной платы по группе компаний
• Интеграция целевой системы 1С:ЗУП в единый интеграционный контур по группе компаний
• Доработаны механизмы ведения штатного расписания, планирования отпусков, уведомления и согласования отклонений
• Доработаны отчетные формы и формы первичных документов

Внедрение 1С:ЗУП повысило эффективность управления персоналом, улучшило точность расчетов зарплаты, снизило затраты и риски, а также повысило удовлетворенность сотрудников. Это привело к экономии времени и ресурсов компании, позволив сосредоточиться на ключевых бизнес-задачах.

Внедрение 1С:ЗУП в Бумбите полностью изменило процесс начисления зарплаты. Вместо ручного ввода данных из табелей и сложных ручных расчетов, система теперь автоматически собирает данные о рабочем времени из различных источников – систем контроля доступа, программ учета времени, и даже отчетов удаленных сотрудников.

На основе этих данных 1С:ЗУП автоматически рассчитывает зарплату, включая оклады, премии (даже по сложным схемам, связанным с KPI), и все необходимые удержания — налоги, взносы и прочее. Система учитывает различные часовые пояса и валюты, гарантируя точность расчетов и соответствие законодательству.

В итоге, формируется зарплатная ведомость и вся необходимая отчетность, значительно сокращая время и исключая ошибки, свойственные ручному труду. Более того, интеграция с другими модулями 1С позволяет автоматизировать весь кадровый цикл. В результате, компания получила не просто автоматизацию зарплатного процесса, а повышение эффективности всего управления персоналом.