1С:Document Management 8. Электронная поставка

1С:Document Management 8 (DM) – это комплексное решение для эффективного управления документами в компании. DM можно использовать как для решения задач единичного документооборота между сотрудниками, так и для организации электронного архива документов с возможностью проверки соответствия процедурам и контроля доступа к конфиденциальной информации.

Одним из преимуществ DM является интеграция с другими 1С-программами, например, с ERP-системой 1С:Предприятие 8. В этом случае возможна автоматическая загрузка в DM документов, связанных с бизнес-процессами компании – счета, договоры, акты и т.п.

Основные функции и возможности DM

– Централизованное хранение документов. DM оснащен единым хранилищем документов, что позволяет не только упростить поиск и накопление информации, но и повысить уровень ее сохранности за счет возможности резервирования или копирования документографии.

– Классификация и каталогизация документов. Все документы, загружаемые в DM, можно классифицировать по типам и видам документов. Это облегчает пользование архивом и продолжительность поиска требуемого документа.

– Графический интерфейс. DM содержит удобный и понятный интерфейс, простой и интуитивный. Он обеспечивает быстрый доступ к необходимым данным и функциям.

– Создание документов. DM обладает также возможностью создания различных типов документов – от формирования счетов и договоров до формирования предписаний и поручений.

– Иерархическое представление структуры документов. Присутствует возможность создания папок и складирования документов в них. Также можно создавать иерархические структуры, в рамках которых документ обнаруживается сразу в нескольких секциях.

– Электронная почта. DM имеет функциональную «Электронную почту», предусмотренную для отправки, получения и хранения входящих и исходящих сообщений.

– Проверка на соответствие процедурам. При сохранении документов в DM присутствует система проверки на соответствие установленным предъявкам.

– Инструменты работающие с метаданными. DM содержит полный набор инструментов, позволяющих работать с метаданными. К ним относятся, например, реестр входящих и исходящих сообщений, реестр всех документов с поиском по определенным признакам и т.д.

– Контроль доступа к документам и мониторинг их использования. DM обладает высокой степенью контроля доступа к файлам, каталогам и докуметам. Это облегчает работу с критически важными документами и защищает их от несанкционированного доступа.

– Электронная подпись. DM поддерживает работу с электронной подписью, что позволяет повысить уровень защиты процедур и бизнес-гарантий.

Использование DM приносит множество преимуществ для организации. Среди них упрощение работы по переписке – где нет необходимости организовывать пересылку бумажных документов – и возможность получить быстрый доступ к необходимым документам, что повышает эффективность работы сотрудников.