Касса для чайников

Что такое касса?

Понятие «касса» появилось довольно давно. Уже около 200 лет назад в Англии была разработана и создана первая кассовая машина, которая была ориентирована на защиту владельца бизнеса от обмана со стороны. На тот момент касса должна была защищать только владельца бизнеса и не была рассчитана на формирование некой отчетной документации для контролирующих органов, да и контролирующих органов тогда толком и не было. 

Чуть позже, уже ближе к временам СССР, слово касса стало подразумевать некое пространство, где размещался кассир и стояла кассовая машина. Ведь кассир – это была отдельная должность с определенным рядом обязанностей. Для покупки нужно было пойти сначала к продавцу, попросить товар, потом пойти к кассиру в кассу, оплатить покупку, взять чек и только потом вернуться к прилавку и взять свой товар. Согласитесь, система далеко не самая удобная.

Сегодня же процесс покупки сильно упростился. Вы сами выбираете товар в магазине, а потом оплачиваете его на кассе. На кассе же установлена не просто касса, а целая контрольно-кассовая машина, которая умеет считать, печатать, запоминать данные и вести учёт. Само устройство сильно изменилось. Оно стало больше похоже на смартфон с принтером, нежели на гигантский чемодан с кучей механики.

Функция же кассы сегодня довольно серьезная. Используя кассовую машину, продавец одновременно ведет внутренний учёт, формирует отчёт для налоговой инспекции и создает фискальный документ для покупателя. Такая система практически полностью позволяет исключить обман и какие-то махинации со стороны продавца или кассира.

Что такое фискальный накопитель и для чего он нужен?

Любая современная кассовая машина снабжена фискальным накопителем. Это современная версия лент ЭКЛЗ. Отличие состоит в том, что раньше, для того что бы налоговой получить данные о ваших операциях, приходилось снимать данные с ЭКЛЗ и все проверять. 

Теперь все данные с помощью фискального накопителя отправляются в так называемый оператор фискальных данных, где данные агрегируются, а налоговая может получить все данные онлайн от ОФД в любое время.

Что такое фискальный накопитель? Это специальный накопитель информации, где данные о кассовых операциях хранятся в нередактируемой форме. Это позволяет контролировать проведение всех операций и исключить какие-то неточности.

Он нужен для того, чтобы контролирующие органы в любой момент могли обратиться к списку операций и сверить их с отчётами. Таким образом, отчёты всегда становятся прозрачными и достоверными, а какие-то махинации исключены.

Фискальный накопитель отправляет данные в ОФД. Если в течении 30 дней не удалось ничего отправить, то касса заблокируется до тех пор, пока вы не отправите чеки в ОФД.

Виды фискальных накопителей

Фискальные накопители отличаются друг от друга моделью и сроком действия.

Стандартные сроки действия для фискальных накопителей 13, 15 или 36 месяцев. Ещё они различаются объемами памяти. Если у Вас идёт активная продажа и пробивается по 200 чеков в день, то конечно же, нужно выбирать максимально доступные объемы памяти, а если вы торгуете умеренно, то и переживать про объемы не нужно.

Казалось бы, что логичнее всего приобретать накопитель на максимальный срок действия. Но тут закон в очередной раз подготовил нам сюрприз. Срок работы фискального накопителя регламентируется схемой налогообложения.

Есть ещё понятие модель ФН — обозначается цифрами в названии накопителя: ФН-1 и ФН-1.1. Разные модели ФН поддерживают разные форматы фискальных документов. Со временем налоговая планирует полностью перейти на ФФД версии 1.1.

Накопитель модели ФН-1 работает только с форматами 1.0 и 1.05, а ФН-1.1 — со всеми существующими.

В зависимости от типа ФН, его стоимость составляет от 7 до 10 тыс рублей. 

Что будет, если не поменять фискальный накопитель вовремя

Как вы наверное обратили внимание, фискальные накопители рассчитаны на определенный срок работы и имеют ограниченный объем памяти. Если вы вдруг переполнили память ФН, что бывает довольно редко, вы сможете заменить его самостоятельно. 

Если вышел срок его действия, то касса заблокируется. Разблокировать такую ККМ будет гораздо сложнее (придется делать хитрости с переводом кассового аппарата на другое время). Именно поэтому мы рекомендуем вам следить за состоянием вашего накопителя.

Оператор фискальных данных

Работа с ККМ напрямую связана с понятием оператор фискальных данных.

Практически все современные ККМ передают данные с ФН на специальные сервера. Эти данные и являются фискальными. Они включают информацию об операциях, кассире, товарах и т.п. Сервера для фискальных данных принадлежат операторам фискальных данных (это специализированные и акредитованные центры).

Оператор фискальных данных передает данные в налоговую инспекцию по защищенному каналу. Т.е помимо записи на ФН, данные сохраняются на серверах оператора фискальных данных. Затем оператор фискальных данных отправляет их по защищенному каналу в налоговую. Остаётся вопрос «на подумать». Нужно ли тут промежуточное звено, и почему нельзя сразу отправлять данные самой налоговой? Зачем заведомо делать процесс более дорогим?

Собственно говоря, услуги оператора фискальных данных обойдутся пользователю от 3000 до 6500 тысяч в год в зависимости от срока действия ФН.

Операторов фискальных данных существует довольно много. Список официальных ОФД можно найти на сайте налоговой инспекции.

Как начать работать с кассой?

Для того, чтобы начать работать с ККМ, а значит и пользоваться кассой, не достаточно просто купить кассовую машину. 

Нужно выбрать саму машину, а затем зарегистрировать её в установленном законом порядке в налоговой инспекции. Помимо этого, нужна и соответствующая требованиям кассовая программа. Список одобренных кассовых программ и самих кассовых машин также доступен на сайте налоговой.

Регистрировать кассу нужно в налоговой инспекции, но предварительно нужно сделать несколько манипуляций.

Регистрировать кассовую машину можно самостоятельно, а можно обратиться к фирме, которая оказывает подобные услуги. Последний вариант сэкономит приличное количество времени и нервов, хотя и более затратен.

Все можно уложить в четыре шага

• Покупка ККМ
• Регистрация в налоговой – это можно сделать при помощи ЭЦП через сайт nalog.ru или при помощи специального заявления
• Заключить договор с ОФД и настроить связь ККТ с опертором
• Если ККТ не автономная подключить к кассовому ПО

Как зарегистрировать кассу в налоговой?

Способы регистрации возможны разные:

• Можно загрузить документы через интернет через личный кабинет налоговой. Тут всё н удивление продумано, и нести кассовую машину в налоговую не нужно
• Можно подать документы прямо в налоговую
• Использовать наш любимый и самый бестолковый метод, который обычно используют для соблюдения процедуры – отправить почтой России

Теперь про, собственно, саму регистрацию:

Шаг № 1

Первым делом надо подать заявление на регистрацию кассы в ИФНС через личный кабинет онлайн на налоговой и сразу оформить заявку на получение регистрационного номера кассовой машины.

Шаг № 2

Обработка кассы в специальной кассовой программе или фискализация. По сути дела, это «тонкая настройка» кассовой машины – нужно внести все сведения типа ИНН и т.п.

Шаг № 3

Получить карточку регистрации кассы из налоговой.

Шаг № 4

Теперь нужно поработать с ОФД. Зарегистрируйте кассу в личном кабинете оператора фискальных данных. Дальше в режиме онлайн можно заключить договор с ОФД.

После совершения всех этих операций, кассовой машиной можно пользоваться для ведения учёта. Теперь у вас полностью зарегистрированная ККМ и всё готово для успешной работы.

Сколько будет стоить установка ККМ под ключ?

Кассовые машины есть разные. 

Автономные и неавтономные, большие и маленькие, технически совершенные и не очень. Стоимость установки ККМ может также быть различной и зависеть от выбранного варианта.

Примерный расчёт ввода в эксплуатацию ККМ показывает следующие значения:

1. Покупка ККМ – около 10 000 – 20 000 рублей (есть и боле дешевые варианты)
2. Фискальный накопитель – от 6 500 рублей 10 000 (зависит от рода деятельности)
3. Заключение договора с ОФД – от 3000 рублей до 6500 рублей
4. Услуги настройки и установки при привлечении сторонней компаниий 2000 – 5000 рублей в зависимости от состава услуг.
5. Приобретение кассовой программы – от 3 000 и до бесконечности рублей (в минимальной конфигурации)

ИТОГО: Вам потребуется около 25 000 для ввода в эксплуатацию ККМ в вашем магазине.