Как автоматизация управления персоналом помогает снизить издержки и повысить эффективность

В настоящее время многие компании сталкиваются с растущими издержками на управление персоналом, которые часто связаны с высокой трудоемкостью и низкой производительностью. Однако развитие технологий и появление новых программных решений позволяют перенести некоторые функции управления персоналом на компьютеры и автоматизировать их. В этой статье мы рассмотрим, как автоматизация управления персоналом может помочь снизить издержки и повысить эффективность работы компании.

Участки автоматизации

1. Автоматизированная система управления кадрами

Раньше управление кадрами велось вручную с помощью таблиц Excel и переходных листов в бумажных формах. Однако разработка автоматизированных систем управления кадрами (HRMS) позволяет значительно ускорить процесс управления персоналом.

HRMS – это специализированное программное обеспечение, которое автоматически обрабатывает большинство кадровых процессов, таких как процесс управления личными данными сотрудников, их переводы, повышения и увольнения, оплаты труда и т. д. Это позволяет сократить время на обработку кадровых данных и снизить трудозатраты персонала.

Кроме того, HRMS может автоматически генерировать отчеты о кадровом составе, болезни и отпусках сотрудников, включая их динамику. Эти отчеты могут быть использованы менеджерами для принятия обоснованных решений в отношении персонала.

2. Электронное документооборот

В большинстве компаний, бумажный документооборот все еще играет важную роль. Однако использование электронного документооборота (EDMS) может улучшить производительность задачи управления документами.

EDMS является системой хранения и обработки данных, которая позволяет автоматизировать процесс управления документами, включая их подписание и распределение. Работники больше не будут требовать дополнительное время на обработку бумажных документов, т. к. он выполняется автоматически.

3. Система электронного обучения (LMS)

Системы электронного обучения (LMS) – это интерактивные программы, которые помогают сотрудникам получать новые знания и навыки онлайн в формате веб-тренинга. Это может быть в частности эффективным для обучения новых работников в компании.

LMS автоматически генерирует отчеты о прогрессе обучения и достижениях работников. Эти отчеты также могут быть использованы для оценки производительности работников и формирования индивидуальных планов обучения.

4. Безопасность работы

Системы автоматизации управления персоналом могут также повысить безопасность работы. Согласно отчету “Protecting the Digital Workforce” фирм Gartner, разработка комплексных систем безопасности является ключевым драйвером развития систем управления персоналом.

Различные системы могут быть использованы для поддержки безопасности работы, включая системы контроля выпуска мобильных устройств, проверки биометрических данных и внедрения дополнительных систем безопасности.

5. Мониторинг сотрудников

Мониторинг сотрудников может помочь компаниям контролировать производительность работников и снизить повышенные издержки на пять процентов. Это обеспечивается через автоматический мониторинг времени, затраченного на выполнение задач и других метрик производительности, таких как предоставление дополнительных обучений и уровень удовлетворенности клиентов.

EDI, системы мониторинга времени, программы коучинга, поставки и мотивации могут использоваться для улучшения производительности работников. Это повысит эффективность работы компании и снизит расходы.

6. Сокращение времени на соискание позиций

В настоящее время, процесс найма новых сотрудников часто занимает слишком много времени. Однако системы автоматизации могут сократить время на соискание позиции.

ATS (автоматизированные системы отбора) используются для автоматизации процесса отбора кандидатов, чтобы выявить наиболее подходящих соискателей.

Как результат, ATS снижает время находящихся в поиске вакантных позиций, сокращает количество проводимых собеседований и уменьшает нагрузку на работников, участвующих в процессе найма.

7. Автоматизированный маркетинг и продажи

Конечно, где же без автоматизации маркетинга и продаж! Эти системы позволяют компаниям повысить эффективность в области маркетинга и продаж.

С помощью CRM (система управления контактами) компания может автоматически убедиться в том, что клиенту предоставляется достаточное количество информации о продукте, включая цены, варианты оплаты и т. д. CRM может также использоваться для мониторинга задач и связанных с ними событий.

Польза от автоматизации управления персоналом

Автоматизация управления персоналом также позволяет улучшить коммуникацию между сотрудниками и руководством. Например, системы внутренних коммуникаций могут быть использованы для общения, обмена информации и координации задач между различными отделами и руководством.

Еще одно преимущество автоматизации управления персоналом – это повышение прозрачности и ответственности внутри компании. Автоматизация мониторинга производительности сотрудников, но и их личные данные можно хранить в автоматизированных системах, которые обеспечивают безопасность и конфиденциальность без утечки данных.

Использование систем автоматизации управления персоналом помогает компаниям снизить свои издержки и повысить эффективность работы за счет улучшения процесса управления персоналом. С развитием технологий и появлением новых программных решений компании могут эффективно использовать эти инструменты для улучшения своей деятельности и достижения высоких результатов.

Другим важным аспектом автоматизации управления персоналом является возможность принимать решения на основе данных. Системы автоматизации предоставляют компаниям доступ к набору разнообразных данных, которые могут быть использованы для анализа производительности, оплаты труда, увольнений и других ключевых параметров.

С помощью автоматизированных аналитических инструментов компании могут быстро и точно анализировать данные, выявлять тенденции и связи, а также принимать обоснованные решения на основе полученной информации. Это позволяет оптимизировать кадровые процессы, снизить затраты и повысить эффективность работы компании.

Кроме того, автоматизация управления персоналом также позволяет упростить процесс управления достижениями работников. Системы управления достижениями помогают установить конкретные цели и задачи для каждого сотрудника, а затем отслеживать их выполнение. Это помогает улучшить мотивацию и отношения между руководством и персоналом, что способствует общему успеху компании.

Наконец, автоматизация управления персоналом позволяет улучшить общую доступность и эффективность работы. Системы управления кадрами, системы управления документами и другие автоматизированные системы облегчают доступ к необходимой информации и упрощают выполнение рутинных задач. Это позволяет сотрудникам быстро выполнять необходимую работу и сконцентрироваться на более важных задачах.

1С:ЗУП как инструмент автоматизации

“1С: Зарплата и управление персоналом” – это программа, которая предназначена для управления учетом кадров и заработной платы в компании. Она позволяет решить все обозначенные выше проблем. С помощью этой программы можно решать следующие задачи:

• вести учет сотрудников, включая информацию о их персональных данных, рабочем времени, оплате труда и других важных параметрах;
• рассчитывать заработную плату сотрудников на основе заданных правил и параметров, включая налоги, страховые взносы и другие факторы;
• автоматизировать процесс начисления и выплаты заработной платы, а также генерировать отчеты и документы для налоговых и других органов;
• управлять процессом увольнений и переводов сотрудников, в том числе генерировать необходимые документы и отчеты;
• анализировать информацию о зарплате и производительности сотрудников, чтобы принимать обоснованные решения по оплате и управлению персоналом.

Система “Зарплата и управление персоналом” также обеспечивает высокую степень защиты и конфиденциальности личных данных и информации о заработной плате сотрудников, что является очень важным аспектом в условиях современной бизнес-среды.

Таким образом, использование программного продукта “Зарплата и управление персоналом” позволяет автоматизировать процесс управления кадрами, сократить временные и финансовые затраты на административные процессы, повысить эффективность работы с персоналом и обеспечить надежную защиту личных данных сотрудников.

Заключение

В целом, использование систем автоматизации управления персоналом помогает компаниям снизить свои издержки и повысить производительность, улучшить коммуникацию и ответственность, упростить процесс принятия решений на основе данных и улучшить доступность и эффективность работы. Компании, которые инвестируют в автоматизацию управления персоналом, могут ожидать значительного повышения эффективности своей работы и улучшения своих результатов.

Системы автоматизации управления персоналом являются ценными инструментами для снижения издержек и повышения эффективности работы компании. Надежный HRMS, продвинутые системы мониторинга, электронные системы управления документами, автоматизированные системы отбора и маркетинга, присутствуют в современных компаниях. Более того, эти системы могут быть настроены под различные потребности компании, что позволяет сократить затраты, увеличить продуктивность, и, в конечном итоге, обеспечить рост прибыли.